PEC per gli amministratori di società: obblighi, requisiti e guida al domicilio digitale dal 2025

Dal 1° gennaio è scattato un obbligo che coinvolge migliaia di amministratori di società: il possesso e la comunicazione della PEC personale, o meglio, del proprio domicilio digitale. Ma cosa si intende esattamente per domicilio digitale? E chi è davvero obbligato a rispettare questa nuova norma?

In un contesto normativo in continua evoluzione, il rischio di errori o inadempimenti è sempre dietro l’angolo, con conseguenze potenzialmente pesanti: cancellazione dell’incarico, sanzioni amministrative e problematiche operative per la gestione dell’impresa. Per questo motivo, la Nota congiunta Unioncamere – Notariato del 25 settembre 2025 si pone come documento chiave per fare chiarezza su requisiti soggettivi e oggettivi legati all’obbligo del domicilio digitale degli amministratori.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio i contenuti della nota, i dubbi più diffusi tra gli amministratori e le società, e soprattutto vedremo come mettersi in regola in modo semplice e senza rischi.

Requisiti oggettivi 

Il nuovo obbligo introdotto dall’art. 1, comma 860, della Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), prevede che gli amministratori di società debbano indicare il proprio domicilio digitale, ovvero un indirizzo PEC personale e univocamente riconducibile al soggetto, al momento dell’iscrizione o della variazione della carica nel Registro delle Imprese.

La norma si applica solo in presenza di due requisiti oggettivi fondamentali:

1. Svolgimento di attività d’impresa

2. Costituzione in forma societaria

Restano quindi escluse le società che, pur avendo forma societaria, non esercitano attività di impresa (come le STP – Società tra professionisti, le STA – Società tra avvocati, e le società di mutuo soccorso). Analogamente, sono esclusi i consorzi, gli enti collettivi non societari, e i contratti di rete.

Sotto il profilo soggettivo, il nuovo obbligo si applica a tutti gli amministratori di società, anche se non operativi o privi di deleghe. Rientrano anche i liquidatori, in quanto equiparati agli amministratori delle società in fase di liquidazione. Non sono invece tenuti a indicare il proprio domicilio digitale i procuratori, direttori generali, e i preposti di società estere con sede secondaria in Italia.

Infine, la decorrenza dell’obbligo è fissata al 1° gennaio 2025 e riguarda ogni richiesta di nomina, conferma, rinnovo o modifica delle cariche sociali presentata a partire da tale data, anche se relativa a società già costituite. Per gli amministratori già in carica prima del 1° gennaio, la comunicazione della PEC non ha una scadenza prefissata e può avvenire senza il pagamento dei diritti di segreteria.

Quale PEC devono indicare gli amministratori

Uno dei punti più rilevanti della Nota Unioncamere–Notariato del 25 settembre 2025 riguarda proprio le modalità con cui gli amministratori possono assolvere all’obbligo di indicazione del domicilio digitale personale. Il documento chiarisce infatti che, ai sensi dell’art. 43 del Codice Civile, il domicilio digitale ha la stessa validità legale del domicilio fisico, e può essere considerato un “luogo” ufficiale per la ricezione di comunicazioni con valore legale.

Ma quale PEC si può indicare? Le opzioni ammesse sono quattro, e tutte valide purché rispettino un requisito fondamentale: il domicilio digitale deve essere univocamente riferibile all’amministratore o liquidatore.

Ecco le possibilità:

1. Indicare la propria PEC personale, già attiva e intestata all’amministratore.

2. Usare la stessa PEC personale per più incarichi: è ammesso, ad esempio, utilizzare un’unica PEC se si è amministratori di più società.

3. Utilizzare PEC differenti per ciascun incarico, a seconda delle preferenze o delle strategie organizzative.

4. Eleggere domicilio speciale digitale presso la PEC della società, in base all’art. 47 c.c., a condizione che sia una scelta esplicita e documentata.

Non è invece ammessa l’indicazione di una PEC intestata a un’altra persona o società, né tantomeno quella di un altro amministratore. La PEC deve sempre essere direttamente riconducibile all’amministratore interessato.

Questo chiarimento risulta particolarmente utile per evitare errori comuni, come l’uso indiscriminato della PEC aziendale o la condivisione di un’unica casella tra più soggetti, pratiche che non sono conformi al dettato normativo.

Errori comuni e sanzioni

Nonostante i chiarimenti normativi e le semplificazioni operative, sono ancora molti gli amministratori che sottovalutano l’importanza del nuovo obbligo di comunicazione del domicilio digitale. E proprio per questo, è fondamentale conoscere quali errori evitare e quali conseguenze possono derivare da un’inadempienza.

Gli errori più frequenti:

• Indicare una PEC aziendale come domicilio digitale personale: non è ammessa, a meno che non vi sia una specifica elezione di domicilio speciale ai sensi dell’art. 47 c.c.

• Utilizzare una PEC condivisa con altri soci o amministratori, compromettendo l’univocità richiesta dalla normativa.

• Omettere completamente la comunicazione della PEC al momento della nomina o della modifica della carica.

• Comunicare una PEC inattiva, scaduta o mai attivata, rendendo di fatto impossibile la ricezione di comunicazioni ufficiali.

Le conseguenze:

• Rigetto della pratica di nomina da parte del Registro delle Imprese, con conseguente impossibilità di formalizzare l’incarico.

• Sanzioni amministrative pecuniarie previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dal d.lgs. n. 231/2007, oltre a eventuali conseguenze civili in caso di mancata ricezione di atti ufficiali.

• Annullamento della nomina o della variazione se la comunicazione è considerata nulla per difetto di legittimità.

• Impossibilità di esercitare i poteri previsti dallo statuto, in attesa della regolarizzazione.

Il domicilio digitale non è più una formalità: si tratta di un vero e proprio requisito legale, indispensabile per esercitare la carica. Ignorarlo significa esporsi a rischi concreti, sia per la persona fisica che per l’intera società.

Guida pratica

Per mettersi in regola con l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale, ogni amministratore di società deve attivare una casella di posta elettronica certificata (PEC) a titolo personale. Non basta, infatti, disporre di una PEC aziendale o condivisa: la normativa richiede espressamente che la casella sia univocamente riconducibile alla persona fisica e attiva presso un gestore accreditato.

I requisiti della PEC valida ai fini dell’obbligo:

• Deve essere intestata direttamente all’amministratore, con indicazione del nome e cognome nel contratto di attivazione.

• Deve essere attiva presso un gestore autorizzato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), il cui elenco è consultabile online.

• Deve essere funzionante, monitorata e accessibile: la PEC inattiva o non consultata equivale alla mancata comunicazione.

• Può anche essere utilizzata per più incarichi societari, purché rimanga riferibile in modo esclusivo al titolare.

Come attivarla in pochi passaggi:

1. Scegliere un provider certificato (es. Aruba, Legalmail, Register.it, PEC.it, etc.).

2. Compilare il modulo di richiesta inserendo i propri dati personali e allegando un documento d’identità.

3. Attivare la casella PEC e conservarne le credenziali in modo sicuro.

4. Verificare il corretto funzionamento e fare un test di invio/ricezione.

Una volta ottenuta, la PEC va comunicata in sede di nomina o variazione dell’amministratore, tramite le pratiche ordinarie al Registro delle Imprese. Ricordiamo che per chi era già in carica al 1° gennaio 2025, la comunicazione può avvenire in qualsiasi momento, senza costi di segreteria.

Consiglio professionale: anche se non obbligatorio, è utile mantenere la PEC personale separata da quella aziendale, per garantire piena trasparenza e tracciabilità delle comunicazioni individuali.

Casi particolari 

Non tutte le società e non tutti gli amministratori sono soggetti all’obbligo di comunicazione del domicilio digitale previsto dalla Legge di Bilancio 2025. La Nota Unioncamere–Notariato chiarisce infatti in modo puntuale quali sono le esclusioni oggettive e soggettive, aiutando professionisti e imprese a evitare adempimenti inutili o errati.

1. Esclusioni oggettive: quando la società è fuori dall’obbligo

L’obbligo si applica solo in presenza congiunta di due condizioni:

• La forma giuridica societaria (s.r.l., s.p.a., s.a.p.a., società di persone, ecc.)

• Lo svolgimento effettivo di attività d’impresa

Di conseguenza, sono escluse:

• Le STP – Società tra professionisti, che esercitano attività professionale e non d’impresa.

• Le STA – Società tra avvocati, con struttura societaria ma finalità ordinistiche.

• Le società di mutuo soccorso, il cui scopo è mutualistico e non commerciale.

• I consorzi e gli enti collettivi non societari, pur se svolgono attività imprenditoriale.

• I contratti di rete, che non hanno personalità giuridica autonoma.

2. Esclusioni soggettive: chi non è tenuto alla comunicazione

Anche dal punto di vista soggettivo vi sono figure escluse dall’obbligo. In particolare:

• I procuratori speciali o generali della società.

• I direttori generali o altri soggetti con funzioni operative ma non amministratori.

• I preposti di società estere che operano tramite sede secondaria in Italia.

In questi casi, l’eventuale indicazione della PEC personale non è richiesta e non deve essere inserita nelle pratiche al Registro delle Imprese. Fare attenzione a queste eccezioni evita inutili rigetti o richieste di integrazione da parte delle Camere di Commercio.

Vantaggi pratici e strategici 

Sebbene il nuovo obbligo sulla PEC personale per gli amministratori sia stato introdotto dalla normativa, è importante sottolineare come il domicilio digitale non rappresenti solo un adempimento burocratico, ma anche uno strumento utile di gestione e protezione personale.

1. Maggiore tracciabilità e sicurezza

Con una PEC personale dedicata, l’amministratore ha la garanzia che ogni comunicazione ufficiale – da parte di pubbliche amministrazioni, enti di controllo, camere di commercio o terzi – arrivi direttamente a lui, senza passaggi intermedi. Questo riduce rischi di disguidi o di mancata conoscenza di atti rilevanti, con conseguente maggiore tutela giuridica.

2. Separazione dei ruoli e delle responsabilità

Disporre di un domicilio digitale personale consente di separare nettamente l’ambito personale da quello societario, evitando sovrapposizioni che possono creare confusione, specialmente in situazioni complesse o in caso di contenziosi.

3. Gestione semplificata di più incarichi

Per chi ricopre cariche in più società, avere una unica PEC personale utilizzabile per più nomine semplifica la gestione, mantenendo una sola casella da monitorare. In alternativa, è possibile organizzarsi con caselle separate per incarichi differenti, mantenendo sempre ordine e trasparenza.

4. Ottimizzazione della compliance e della reputazione professionale

Adeguarsi prontamente all’obbligo trasmette un’immagine di precisione, serietà e attenzione normativa, qualità fondamentali per chi esercita ruoli fiduciari e di rappresentanza all’interno delle società.

In sintesi, il domicilio digitale non è solo un indirizzo PEC, ma un vero e proprio strumento di lavoro e di protezione personale, che può fare la differenza nella gestione quotidiana del ruolo di amministratore.

Checklist operativa 

Adeguarsi all’obbligo di comunicazione del domicilio digitale personale per gli amministratori di società può sembrare complicato, ma in realtà si tratta di un adempimento che può essere gestito con ordine e attenzione. Di seguito proponiamo una checklist operativa, utile sia agli amministratori sia ai consulenti e intermediari incaricati della gestione societaria.

Checklist per amministratori:

1. Verifica se sei soggetto all’obbligo

   • Sei amministratore o liquidatore di una società che esercita attività d’impresa?

   • La tua nomina o modifica è avvenuta dal 1° gennaio 2025 in poi?
     Se sì, sei obbligato a indicare il domicilio digitale.

2. Controlla se disponi già di una PEC personale

   • È intestata a te personalmente?

   • È attiva, funzionante e presidiata?

   • Non è condivisa con altri?
     In caso contrario, procedi alla sua attivazione.

3. Decidi quale domicilio digitale indicare

   • PEC personale unica per tutti gli incarichi?

   • PEC diversa per ogni carica?

   • Elezione di domicilio speciale digitale presso la PEC della società?

4. Comunica la PEC al Registro Imprese

   • Tramite il professionista incaricato o con pratica telematica (ComUnica).

   • Ricorda: per chi era già in carica prima del 1° gennaio 2025, la comunicazione non ha scadenza e non comporta costi di segreteria.

5. Mantieni aggiornata la PEC

   • Cambi gestore? Cambia PEC? Devi aggiornare il dato.

   • Verifica periodicamente la funzionalità della casella.

Attenzione:

• Non utilizzare PEC aziendali se non espressamente eletto domicilio speciale.

• Non usare PEC di altri amministratori o di altre società.

• Non lasciare il campo “domicilio digitale” vuoto nelle pratiche post-1° gennaio 2025.

Seguire questi passaggi ti consente non solo di evitare sanzioni o rigetti delle pratiche, ma anche di operare in piena trasparenza e legalità.

Conclusione

L’introduzione dell’obbligo di comunicazione del domicilio digitale personale per gli amministratori di società, in vigore dal 1° gennaio 2025, rappresenta un passaggio normativo importante nel processo di digitalizzazione della governance societaria in Italia. Grazie ai chiarimenti forniti dalla Nota congiunta Unioncamere–Notariato del 25 settembre 2025, è ora possibile comprendere con precisione a chi si applica l’obbligo, quali PEC indicare e quali errori evitare.

Per gli amministratori si tratta di un adempimento da non trascurare, pena rigetti delle pratiche, sanzioni e rischi legali. Ma allo stesso tempo è un’occasione per rafforzare la propria posizione professionale, migliorare la gestione documentale e assicurare una migliore tracciabilità e trasparenza nei rapporti con la società, gli enti pubblici e i terzi.

Gli studi professionali sono chiamati a informare e supportare i propri clienti, assicurandosi che ogni nomina o variazione successiva al 1° gennaio 2025 sia corredata da una PEC personale valida e conforme ai requisiti normativi.

In conclusione, dotarsi di un domicilio digitale personale non è più una scelta, ma una responsabilità: chi si adegua per tempo non solo rispetta la legge, ma protegge sé stesso e la società che rappresenta.