Carte carburante prepagate: come funziona l’IVA e come evitare la doppia imposizione

Le carte carburante prepagate stanno diventando sempre più diffuse tra le imprese e i professionisti italiani che cercano un sistema efficiente e tracciabile per gestire i rifornimenti dei propri veicoli aziendali. Tuttavia, con la crescita di questo strumento, è cresciuta anche la confusione sul corretto regime IVA da applicare: l’IVA va versata al momento della ricarica o al momento del rifornimento? E soprattutto, come si evita il rischio di doppia imposizione IVA?

L’Agenzia delle Entrate è intervenuta di recente sull’argomento, chiarendo la corretta qualificazione delle carte carburante prepagate e sciogliendo alcuni dubbi interpretativi. Il punto centrale del chiarimento riguarda la natura giuridica delle carte carburante, che vengono ora qualificate come buoni corrispettivo multiuso. Questa classificazione ha effetti diretti sull’applicazione dell’IVA e sul momento impositivo.

In questo articolo analizzeremo in dettaglio, cosa sono le carte carburante prepagate e come funzionano, cosa ha stabilito l’Agenzia delle Entrate in merito al loro trattamento IVA, come evitare la doppia imposizione fiscale, i vantaggi operativi e fiscali di un corretto utilizzo e infine, le implicazioni per aziende, liberi professionisti e gestori di flotte.

Un approfondimento indispensabile per chi vuole gestire in modo trasparente, efficiente e fiscalmente corretto i propri costi di carburante, evitando errori che possono portare a contestazioni fiscali e sanzioni.

L’interpello n. 235/2025

Il punto di partenza di questa importante analisi fiscale è rappresentato dalla Risposta all’interpello n. 235 del 10 settembre 2025, in cui l’Agenzia delle Entrate si è espressa sul trattamento IVA delle carte carburante prepagate. L’istanza era stata presentata da una società che gestisce un impianto di distribuzione carburanti, completo di area di servizio, la quale aveva introdotto un sistema di carte nominative ricaricabili destinate esclusivamente all’acquisto di carburanti (benzina, gasolio, GPL) presso il proprio punto vendita.

Il funzionamento del sistema era il seguente: al momento della richiesta della carta, il cliente effettuava una ricarica, pagando l’importo tramite strumenti tracciabili o in contanti. Una volta ricevuto l’accredito, la società emetteva immediatamente una fattura che indicava l’imponibile e l’IVA, con la causale “ricarica carta prepagata per vendita carburanti”. Tuttavia, nel momento del rifornimento vero e proprio, l’importo relativo veniva nuovamente registrato e trasmesso telematicamente come corrispettivo, generando una nuova liquidazione dell’IVA.

Questa procedura aveva come effetto collaterale una duplicazione dell’imposta sul valore aggiunto: una prima volta al momento della ricarica e una seconda volta al momento dell’utilizzo effettivo della carta. La società ha dunque chiesto all’Agenzia delle Entrate se fosse possibile evitare questa doppia imposizione trattando la ricarica come una semplice anticipazione di pagamento, da annotare nel registro dei corrispettivi.

Il chiarimento normativo

Nella Risposta all’interpello n. 235/2025, l’Agenzia delle Entrate ha fatto chiarezza sul corretto inquadramento IVA delle carte carburante prepagate, richiamando una serie di disposizioni normative fondamentali. In primo luogo, l’articolo 22, comma 3 del DPR 633/1972 (decreto IVA), che disciplina gli obblighi di fatturazione per la vendita di carburante a soggetti IVA, e il DPR 696/1996 insieme al D.lgs. 127/2015, che regolano la certificazione dei corrispettivi e la loro trasmissione telematica.

Tuttavia, la norma chiave in questa materia è il D.lgs. 141/2018, che ha dato attuazione alla direttiva UE 2016/1065 in materia di buoni corrispettivo.

Questo decreto ha introdotto nel DPR 633/1972 gli articoli da 6-bis a 6-quater, distinguendo due categorie di buoni:

• buoni monouso, per i quali l’aliquota IVA è già nota al momento dell’emissione;

• buoni multiuso, per i quali l’IVA è determinabile solo al momento dell’utilizzo effettivo.

Nel caso delle carte carburante, la classificazione corretta è quella di buoni corrispettivo multiuso, poiché al momento della ricarica non è possibile conoscere né la quantità né il valore del carburante che sarà acquistato, dato che il prezzo può variare nel tempo. Ne consegue che l’IVA non è dovuta al momento della ricarica, ma solo al momento dell’erogazione del carburante.

L’Agenzia ha precisato che eventuali fatture emesse per le ricariche non sono conformi alla disciplina e vanno stornate tramite note di variazione, ai sensi dell’art. 26, comma 3 del DPR 633/1972. Se i termini per la variazione sono già scaduti, il contribuente potrà comunque fare appello al principio del legittimo affidamento (art. 30-ter del decreto IVA), vista l’aderenza a precedenti indicazioni dell’Amministrazione (circolare 8/E del 2018).

In sintesi, la Risposta n. 235 elimina il rischio di doppia imposizione IVA, stabilendo che l’imposta diventa esigibile solo al momento del rifornimento, garantendo allineamento con le direttive europee e maggiore certezza operativa per gli operatori del settore.

Implicazioni operative

La corretta classificazione delle carte carburante prepagate come buoni corrispettivo multiuso comporta conseguenze rilevanti per imprese, professionisti e gestori di impianti di distribuzione. Uno degli aspetti più importanti è il superamento definitivo della fatturazione al momento della ricarica, che in passato aveva generato situazioni di doppia imposizione e notevoli complicazioni nella gestione contabile.

Per le imprese che utilizzano queste carte come strumento di pagamento per il rifornimento dei propri veicoli aziendali, il beneficio principale è rappresentato dalla semplificazione del processo di registrazione IVA: non è più necessario contabilizzare la ricarica come un’operazione imponibile, bensì si attenderà il momento dell’effettiva erogazione del carburante per rilevare l’IVA dovuta.

Sul piano contabile e fiscale, la ricarica della carta viene ora considerata una mera anticipazione di pagamento, assimilabile a un deposito di denaro. Pertanto, non deve essere oggetto di fatturazione, ma può essere eventualmente tracciata con strumenti interni di rendicontazione o gestionali aziendali. Solo al momento dell’utilizzo della carta per l’acquisto del carburante verrà emesso il documento fiscale valido ai fini IVA, con riferimento alla quantità effettiva e al prezzo praticato in quel momento.

Per i professionisti titolari di partita IVA, questa semplificazione significa maggiore chiarezza in fase di deducibilità dei costi e recupero dell’IVA. L’utilizzo della carta prepagata non compromette il diritto alla detrazione, purché il pagamento sia tracciabile e il documento fiscale relativo al rifornimento sia completo e corretto.

Infine, per gli esercenti che emettono le carte, è fondamentale adeguare i propri sistemi informatici e gestionali per evitare l’emissione automatica di fatture al momento della ricarica e per garantire il corretto tracciamento dei movimenti legati all’utilizzo delle carte, in linea con la normativa vigente.

Vantaggi fiscali

Il chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate con l’interpello n. 235/2025 offre una serie di vantaggi concreti per le aziende e i titolari di partita IVA che utilizzano le carte carburante prepagate come strumento di gestione delle spese per i rifornimenti. In primo luogo, il riconoscimento delle carte come buoni corrispettivo multiuso consente di evitare la doppia imposizione IVA, problema che aveva reso incerta e rischiosa la gestione contabile di queste operazioni.

Dal punto di vista fiscale, si semplifica la procedura di detrazione dell’IVA: non occorre più interpretare la ricarica come operazione imponibile, evitando errori nella liquidazione e riducendo il rischio di contestazioni da parte dell’Agenzia. L’IVA sarà esposta esclusivamente sulla fattura o sul documento commerciale relativo al rifornimento, in cui saranno indicati quantità di carburante, prezzo praticato e aliquota applicabile.

Anche dal punto di vista organizzativo le imprese ne traggono beneficio. Si elimina la necessità di emettere fatture o note contabili per ogni ricarica, con un notevole risparmio in termini di tempo, risorse amministrative e semplificazione dei flussi interni. Il controllo delle spese carburante diventa più lineare, grazie alla tracciabilità e alla riconducibilità di ogni spesa a un singolo rifornimento.

Inoltre, le aziende possono più facilmente dimostrare la coerenza delle spese rispetto all’attività aziendale in caso di controlli fiscali, potendo contare su una gestione documentale più chiara e allineata alla normativa. Questo aumenta il livello di compliance fiscale e consente di evitare sanzioni, rettifiche o recuperi di imposta.

Infine, la maggiore certezza giuridica sulla corretta gestione IVA delle carte carburante può spingere le imprese ad adottare con maggiore fiducia questi strumenti, favorendo una digitalizzazione dei processi e un miglioramento della gestione delle flotte aziendali.

Obblighi e adeguamenti 

Se da un lato le imprese e i professionisti utilizzatori delle carte carburante prepagate traggono vantaggi operativi e fiscali dalla nuova qualificazione delle carte come buoni multiuso, dall’altro i gestori degli impianti e le società emittenti di tali strumenti sono chiamati a importanti adeguamenti tecnici, contabili e procedurali.

Il primo obbligo fondamentale per i fornitori riguarda l’aggiornamento dei sistemi di fatturazione. Poiché la ricarica non costituisce più un’operazione imponibile, non deve essere emessa fattura al momento dell’accredito dei fondi sulla carta. I software gestionali e i POS devono quindi essere configurati per interrompere l’emissione automatica della fattura alla ricarica e per generare invece il documento valido ai fini IVA solo al momento dell’effettiva erogazione del carburante.

In secondo luogo, è necessario gestire correttamente la contabilità delle ricariche: queste devono essere registrate come movimenti finanziari (anticipazioni o crediti del cliente), senza transitare tra i ricavi imponibili. Solo il rifornimento effettivo genera un’operazione commerciale soggetta a IVA e, quindi, registrabile ai fini della liquidazione periodica.

Un altro aspetto cruciale riguarda la gestione delle note di variazione: le imprese che hanno già emesso fatture per le ricariche, in contrasto con l’attuale interpretazione normativa, dovranno provvedere allo storno dell’IVA indebitamente versata, emettendo apposite note di credito secondo l’art. 26, comma 3 del DPR 633/1972. Nei casi in cui i termini per la variazione siano ormai decaduti, è possibile ricorrere all’art. 30-ter, fondato sul principio del legittimo affidamento.

Infine, i fornitori dovranno curare con attenzione la comunicazione ai clienti, spiegando il nuovo regime IVA e aggiornando le condizioni contrattuali delle carte prepagate per riflettere il mutato contesto normativo. Questo passaggio è fondamentale per evitare disallineamenti tra la documentazione fiscale e i comportamenti degli utenti, che potrebbero generare errori o contestazioni a catena.

Carte carburante prepagate vs tradizionali

Il chiarimento dell’Agenzia delle Entrate sulla natura delle carte carburante prepagate come buoni corrispettivo multiuso ha messo in evidenza un’importante distinzione rispetto alle carte carburante tradizionali, cioè quelle che funzionano con pagamento posticipato, come accade spesso con le carte emesse da grandi gruppi petroliferi o circuiti bancari.

Le carte carburante posticipate non sono considerate buoni multiuso, ma veri e propri strumenti di pagamento, simili a una carta di credito aziendale. In questi casi, il cliente non effettua una ricarica anticipata, ma riceve un riepilogo mensile dei rifornimenti effettuati, con relativa fattura riepilogativa soggetta a IVA. L’IVA viene quindi applicata in modo diretto e trasparente solo al momento dell’erogazione del carburante, senza rischi di duplicazione.

La principale differenza, quindi, risiede nel momento del pagamento:

• Con le carte prepagate, il credito viene versato in anticipo e utilizzato successivamente (il che ha portato, prima del chiarimento dell’Agenzia, a fraintendimenti sulla doppia imposizione IVA);

• Con le carte tradizionali, il pagamento avviene a consuntivo, e l’IVA è calcolata esclusivamente sul consumo effettivo, come da fattura emessa.

Dal punto di vista della gestione aziendale, entrambe le soluzioni possono essere valide, ma va fatta attenzione alla corretta impostazione contabile: con le prepagate si gestiscono anticipazioni, con le posticipate si registra direttamente il debito verso il fornitore.

Inoltre, le carte posticipate offrono spesso servizi aggiuntivi come report mensili, gestione centralizzata della flotta, sconti carburante e controllo del chilometraggio, mentre le prepagate sono spesso più snelle, adatte a piccole imprese o professionisti che cercano un sistema di spesa carburante più semplice e immediato.

Entrambe le soluzioni sono perfettamente legittime, ma richiedono una gestione fiscale coerente con la loro natura giuridica, per evitare errori e sanzioni in caso di controlli.

Compliance fiscale

Il corretto inquadramento delle carte carburante prepagate come buoni corrispettivo multiuso, e il conseguente chiarimento sulla non imponibilità IVA al momento della ricarica, rappresentano un passo importante verso una maggiore certezza del diritto e conformità fiscale per le imprese.

In passato, l’assenza di un’interpretazione univoca aveva esposto molti operatori al rischio di doppia imposizione IVA, con conseguenti difficoltà nei rapporti con il Fisco, necessità di rettifiche contabili e, in taluni casi, sanzioni per errata applicazione dell’imposta. L’emissione della fattura alla ricarica, seguita dall’invio telematico del corrispettivo al momento del rifornimento, poteva facilmente apparire come una duplicazione agli occhi dell’Amministrazione.

Con la Risposta n. 235/2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un’interpretazione ufficiale che consente alle imprese di adeguare i propri comportamenti, eliminando le ambiguità e operando in conformità con la normativa italiana ed europea. Questo non solo tutela i contribuenti da possibili contestazioni, ma permette anche una pianificazione fiscale più precisa, riducendo il rischio di errori formali e sostanziali.

In ottica di controlli fiscali, disporre di un sistema coerente con la normativa – in cui l’IVA è liquidata solo al momento della cessione effettiva del carburante – è essenziale per evitare rilievi in fase di accertamento. Inoltre, l’allineamento tra la prassi aziendale e l’interpretazione dell’Agenzia offre una protezione aggiuntiva anche in caso di verifica: un comportamento conforme a una risposta a interpello pubblica è difficilmente contestabile sul piano giuridico.

Infine, la nuova interpretazione incentiva l’adozione di strumenti prepagati in modo più diffuso e consapevole, rendendoli un’opzione fiscalmente sicura per una gestione controllata e trasparente delle spese carburante aziendali.

Casi pratici

Per rendere più semplice l’adeguamento alla normativa IVA sulle carte carburante prepagate, è utile analizzare alcuni scenari concreti che imprese e professionisti possono trovarsi ad affrontare nella gestione quotidiana dei rifornimenti.

Caso 1: ricariche già fatturate con IVA

Se un’azienda ha emesso (o ricevuto) fatture con IVA al momento della ricarica delle carte carburante, dovrà provvedere alla regolarizzazione. Il primo passo consiste nell’emissione di una nota di variazione in diminuzione, ai sensi dell’art. 26, comma 3 del DPR 633/1972, per correggere l’IVA non dovuta. Questo consente di recuperare l’imposta indebitamente versata e riallineare la contabilità. È importante verificare che i termini per l’emissione della nota di credito siano ancora aperti.

Caso 2: ricariche effettuate anni prima

Nel caso in cui le ricariche siano avvenute in annualità ormai chiuse, l’impresa può valutare il ricorso all’art. 30-ter del DPR 633/1972, che permette di agire in forza del legittimo affidamento, specialmente se la fatturazione originaria era basata su precedenti indicazioni dell’Amministrazione (come la circolare 8/E del 2018). In questi casi, sarà opportuno documentare la buona fede e il rispetto della prassi precedente.

Caso 3: nuova emissione di carte carburante

Per chi inizia a emettere o utilizzare carte carburante prepagate dopo il chiarimento, il comportamento corretto è: non emettere alcuna fattura al momento della ricarica, trattando il versamento come un anticipo finanziario. Solo al momento del rifornimento, l’esercente emetterà un documento fiscale (fattura elettronica o documento commerciale) con indicazione dell’IVA.

Suggerimenti operativi:

• Aggiornare i gestionali e software POS per distinguere tra operazioni finanziarie (ricarica) e operazioni imponibili (rifornimento).

• Rivedere i contratti con i clienti e le condizioni di utilizzo delle carte, indicando chiaramente il nuovo regime IVA.

• Formare il personale amministrativo sulla corretta gestione dei movimenti contabili legati alle carte carburante.

• Conservare copia delle norme, circolari e interpelli per giustificare le scelte fiscali in caso di controlli.

L’applicazione coerente di questi comportamenti non solo assicura la correttezza formale e sostanziale, ma consente anche di prevenire contestazioni e garantire continuità operativa in un ambito, come quello dei rifornimenti aziendali, ad alta frequenza e impatto fiscale.

Conclusione

Il chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate con la Risposta a interpello n. 235/2025 segna un passaggio decisivo nella gestione fiscale delle carte carburante prepagate. La loro qualificazione come buoni corrispettivo multiuso elimina finalmente ogni dubbio sul momento impositivo dell’IVA, scongiurando il rischio di doppia imposizione e semplificando in modo significativo le procedure contabili e fiscali per aziende e professionisti.

Questo intervento non solo risolve una criticità operativa sentita da tempo nel settore, ma allinea la normativa italiana a quella europea, garantendo maggiore uniformità e certezza del diritto. Per le imprese, si apre la possibilità di utilizzare con maggiore fiducia questi strumenti di pagamento, favorendo una gestione più digitale, tracciabile e controllata delle spese legate ai rifornimenti aziendali.

Chi emette o utilizza carte carburante prepagate dovrà tuttavia adeguarsi, rivedendo prassi contabili, sistemi informatici e contratti, per assicurarsi di operare in linea con le nuove regole. In questo scenario, affidarsi a un commercialista esperto in fiscalità d’impresa diventa fondamentale per gestire correttamente gli adeguamenti, recuperare l’IVA eventualmente versata in eccesso e pianificare in modo efficiente la propria strategia fiscale.

La corretta applicazione di questa normativa non è solo una questione di conformità: rappresenta un’opportunità concreta per ottimizzare la gestione dei costi aziendali, migliorare la compliance e ridurre i rischi legati ai controlli fiscali.