PEC per gli amministratori di società: obbligo entro il 31 dicembre 2025

Dal 2024 è scattato un nuovo obbligo che riguarda tutti gli amministratori di società: la comunicazione obbligatoria dell’indirizzo PEC personale al Registro Imprese. Dopo mesi di incertezze e interpretazioni diverse, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT) ha pubblicato una nota ufficiale il 25 giugno 2025, chiarendo e prorogando la scadenza dell’adempimento al 31 dicembre 2025.

Questo nuovo obbligo, apparentemente semplice, ha generato molti dubbi tra professionisti e imprese. È importante capire di cosa si tratta, chi è obbligato, quali sono le sanzioni previste, e come mettersi in regola per evitare multe o irregolarità nei confronti del Registro Imprese.

Ma perché è stato introdotto questo obbligo? Quali dati devono essere comunicati? E soprattutto: cosa succede se non si adempie entro il termine? In questo articolo analizziamo nel dettaglio la normativa, i chiarimenti del MIMIT, e ti diamo una guida pratica per metterti in regola in modo semplice e veloce.

PEC Amministratori di Società

Il nuovo obbligo per gli amministratori di società nasce dalla modifica dell’art. 5, comma 1, del DL 179/2012, introdotta dal comma 860 della Legge di Bilancio 2023. La novità impone agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria di comunicare e iscrivere nel Registro Imprese un indirizzo PEC personale. Si tratta di un’estensione significativa dell’uso della Posta Elettronica Certificata, pensata per garantire tracciabilità, trasparenza e sicurezza nelle comunicazioni ufficiali tra Pubblica Amministrazione e soggetti con cariche societarie.

La ratio della norma, come indicato nella relazione illustrativa, è duplice: da un lato, semplificare i canali di comunicazione digitale con la PA; dall’altro, uniformare l’obbligo di PEC già esistente per le imprese, estendendolo anche agli amministratori.

Tuttavia, l’assenza di un termine di adempimento esplicito ha creato inizialmente confusione interpretativa. Le Camere di Commercio si sono mosse in autonomia finché il MIMIT, con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, ha indicato come termine temporaneo il 30 giugno 2025 per le società costituite prima del 1° gennaio 2025. In assenza della PEC personale, le pratiche di iscrizione o di nomina di amministratori sarebbero sospese o rigettate.

Successivamente, a fronte delle difficoltà operative segnalate dal sistema camerale, il Ministero ha ufficializzato, con la nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025, il rinvio definitivo al 31 dicembre 2025, dando così più tempo alle imprese per adeguarsi.

Nuove istruzioni 

La nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025 rappresenta un passaggio fondamentale per chiarire definitivamente l’ambito applicativo e le modalità operative dell’obbligo PEC per gli amministratori. In particolare, il Ministero ha riconosciuto l’emersione di criticità segnalate da tutto il territorio nazionale, soprattutto a causa di prassi difformi tra le varie Camere di Commercio e della mancanza di un termine normativo esplicito.

La Direzione Generale del Ministero ha ribadito che, in assenza di un termine fissato dalla legge, si era provvisoriamente stabilito il 30 giugno 2025, sulla base di una “ragionevole interpretazione” volta a tutelare imprese e professionisti. Tuttavia, a causa della coincidenza con altri adempimenti rilevanti, come quelli legati all’approvazione dei bilanci annuali, e alla luce delle richieste di proroga avanzate da associazioni, ordini professionali e Camere di Commercio, è stata disposta la traslazione ufficiale del termine al 31 dicembre 2025.

La nota sottolinea l’intento di uniformare l’attuazione della norma su tutto il territorio nazionale, evitando che interpretazioni locali diverse creino confusione o disparità di trattamento. Restano comunque confermate tutte le altre istruzioni operative già fornite con la precedente circolare ministeriale del 12 marzo (prot. n. 43836/2025), inclusa la possibilità per le Camere di sospendere le pratiche prive di PEC personale dell’amministratore e rigettarle in caso di mancata regolarizzazione entro 30 giorni.

Questa nuova scadenza offre alle imprese un margine di tempo prezioso per adeguarsi senza affanno, ma non va sottovalutata: il rischio è quello di vedere sospese o respinte le domande per nomine o modifiche societarie se non conformi.

Guida operativa 

Per adempiere correttamente all’obbligo previsto dal nuovo art. 5, comma 1 del DL 179/2012, modificato dalla Legge 197/2022, le società devono provvedere all’iscrizione del domicilio digitale (PEC) personale di ogni amministratore nel Registro delle Imprese.

Ecco i passaggi operativi da seguire:

1. Verifica della PEC personale dell’amministratore:
   La PEC da comunicare deve essere riconducibile esclusivamente all’amministratore, non può essere quella dell’impresa né una casella condivisa. Deve essere attiva, funzionante e intestata all’amministratore stesso.

2. Accesso al portale del Registro Imprese:
   La comunicazione va effettuata tramite il portale ufficiale https://www.registroimprese.it, accedendo con SPID, CNS o firma digitale.

3. Compilazione della pratica telematica:
   È necessario creare una pratica telematica utilizzando il software ComUnica o DIRE, indicando l’indirizzo PEC personale di ciascun amministratore da iscrivere o aggiornare.

4. Firma digitale e invio:
   La pratica deve essere firmata digitalmente da un soggetto abilitato (es. amministratore o professionista incaricato) e inviata alla Camera di Commercio competente.

5. Costi e tempistiche:
   Come chiarito dal MIMIT, l’iscrizione o aggiornamento della PEC dell’amministratore è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria, rendendo l’adempimento completamente gratuito. L’aggiornamento avviene generalmente entro pochi giorni lavorativi.

6. Controllo dello stato della pratica:
   Dopo l’invio, è consigliabile verificare l’accettazione della pratica tramite il sistema di protocollazione del Registro Imprese o tramite PEC di conferma.

Attenzione: in caso di nomina o sostituzione di un amministratore, la pratica di iscrizione sarà considerata incompleta senza l’inserimento della sua PEC personale, con conseguente sospensione e possibile rigetto.

Chi è obbligato

L’obbligo di comunicazione della PEC personale degli amministratori riguarda tutte le società costituite in forma societaria, ovvero:

• Società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.A.)

• Società di persone (S.n.c. e S.a.s.)

• Società cooperative

• Consorzi con attività esterna

Rientrano nell’obbligo tutti gli amministratori in carica, siano essi nominati prima o dopo l’entrata in vigore della norma. Anche in caso di rinnovo della carica o di nuova nomina, la PEC personale dell’amministratore va comunicata o aggiornata contestualmente alla pratica presso il Registro delle Imprese.

Sono esclusi dall’obbligo:

• I liberi professionisti (già tenuti alla comunicazione PEC all’Albo professionale)

• Le imprese individuali (già obbligate a dotarsi di PEC dal 2020)

• Gli amministratori di enti non societari (es. associazioni riconosciute/non riconosciute, fondazioni)

 Sanzioni e conseguenze del mancato adempimento

Il mancato rispetto dell’obbligo non comporta sanzioni pecuniarie immediate, ma ha conseguenze operative rilevanti:

• Le pratiche di iscrizione, modifica o cessazione degli amministratori saranno sospese se prive della PEC.

• Se la società non integra la pratica entro 30 giorni, la Camera di Commercio può procedere al rigetto della domanda.

• La mancata iscrizione della PEC può rendere l’azienda irregolare nei confronti del Registro Imprese, con potenziali ripercussioni anche per partecipazione a gare, bandi o richieste di contributi pubblici.

In sintesi: nessuna multa, ma blocco delle pratiche. Un rischio da evitare con una procedura semplice e gratuita.

Vantaggi 

Sebbene l’obbligo della PEC personale per gli amministratori possa apparire come un’ulteriore formalità burocratica, in realtà rappresenta un importante passo avanti nella digitalizzazione dei rapporti tra imprese e pubblica amministrazione. I vantaggi, infatti, sono sia pratici che strategici:

• Maggiore tracciabilità delle comunicazioni: la PEC personale dell’amministratore consente una gestione più sicura e diretta delle notifiche da parte di enti pubblici, tribunali o autorità fiscali.

• Separazione netta tra la sfera societaria e quella personale: ogni amministratore ha una propria PEC, distinta da quella dell’azienda, evitando confusione e migliorando l’organizzazione interna.

• Riduzione degli errori procedurali: l’inserimento della PEC è condizione necessaria per l’accettazione delle pratiche presso il Registro Imprese. Avere tutto in ordine evita ritardi o blocchi nelle pratiche societarie.

• Facilitazione nei rapporti con la PA: molti enti stanno progressivamente adottando la PEC come canale esclusivo di comunicazione, rendendola di fatto obbligatoria anche nei rapporti con INPS, Agenzia Entrate, INAIL, ecc.

Consigli pratici per evitare problemi:

• Non aspettare dicembre: la finestra per l’adempimento è aperta già da ora. Meglio agire in anticipo ed evitare il caos degli ultimi giorni.

• Verifica che ogni amministratore abbia una PEC personale attiva e valida.

• Contatta il tuo commercialista o consulente di fiducia per delegare l’invio della pratica, oppure utilizza i software ufficiali come DIRE o ComUnica.

• Controlla la ricevuta di protocollazione della pratica per assicurarti che l’adempimento sia stato registrato correttamente.

Adeguarsi in anticipo non solo evita problemi e sospensioni, ma dimostra anche un approccio moderno, digitale e conforme alla normativa vigente.

Casi pratici 

Il nuovo obbligo solleva diversi dubbi soprattutto nei casi non standard, in cui non è immediatamente chiaro come procedere. Di seguito alcuni scenari pratici frequenti che meritano chiarimento.

Società con più amministratori

In presenza di più amministratori in carica, ogni singolo soggetto deve avere una PEC personale iscritta nel Registro Imprese. Non è sufficiente la PEC di uno solo. In caso di amministrazione congiunta o disgiunta, l’obbligo è comunque individuale.

Nuova nomina di un amministratore

Quando si nomina un nuovo amministratore dopo il 1° gennaio 2025, l’obbligo di comunicazione della sua PEC personale scatta immediatamente e deve essere inserita contestualmente alla domanda di nomina. Se assente, la Camera di Commercio sospenderà la pratica.

Rinnovo della carica

Il rinnovo della carica di un amministratore già presente in società impone comunque la verifica dell’indirizzo PEC: se assente o non aggiornato, va comunicato prima del deposito della pratica.

PEC scaduta o disattivata

Se la PEC comunicata risulta non funzionante (es. dominio scaduto, casella piena, inattiva), l’iscrizione è considerata irregolare. È obbligatorio aggiornare l’indirizzo.

Società neocostituite

Per le società costituite dal 1° gennaio 2025 in poi, la PEC degli amministratori va inserita subito all’atto della costituzione, pena la non accettazione della domanda da parte del Registro Imprese.

Questi casi evidenziano quanto sia importante avere una strategia di controllo e aggiornamento continuo dei dati digitali societari, possibilmente sotto la supervisione di un commercialista.

Riferimenti normativi 

Per comprendere pienamente l’obbligo della PEC personale per gli amministratori di società, è fondamentale conoscere le fonti normative e interpretative che ne regolano l’applicazione.

Articolo 5, comma 1, del Decreto Legge 179/2012

È la norma originaria che ha introdotto l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale per le imprese. È stata recentemente modificata dalla Legge di Bilancio 2023.

Comma 860, Legge 29 dicembre 2022, n. 197 (Legge di Bilancio 2023)

Introduce esplicitamente l’obbligo di comunicazione anche per gli amministratori delle società, estendendo quanto già previsto per le imprese e imponendo l’iscrizione della PEC personale al Registro Imprese.

Nota MIMIT n. 43836 del 12 marzo 2025

Primo chiarimento ministeriale sull’interpretazione della norma. Specifica l’obbligo anche per le società già costituite e fissa provvisoriamente il termine per l’adempimento al 30 giugno 2025.

Nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025

Documento fondamentale: recepisce le criticità sollevate da professionisti e Camere di Commercio e proroga ufficialmente il termine di adempimento al 31 dicembre 2025. Conferma inoltre tutte le indicazioni operative precedenti.

Articolo 10 delle “Disposizioni sulla legge in generale” (Premesse al Codice Civile)

Utilizzato come riferimento interpretativo per determinare l’entrata in vigore dell’obbligo in mancanza di una data esplicita nella legge.

Questi riferimenti sono essenziali per chi vuole approfondire tecnicamente la norma, o per chi, da professionista, deve supportare i clienti nell’adempimento.

Conclusione 

L’obbligo di comunicare la PEC personale degli amministratori al Registro Imprese non è solo un adempimento formale: è un segnale chiaro della direzione intrapresa dal legislatore verso la digitalizzazione integrale del sistema imprenditoriale italiano.

Grazie alla proroga al 31 dicembre 2025, le imprese hanno ottenuto più tempo, ma non per questo devono abbassare la guardia. Adeguarsi subito consente di:

• Evitare blocchi alle pratiche societarie

• Prevenire problemi tecnici e interpretativi dell’ultimo minuto

• Dimostrare conformità e trasparenza nei confronti della PA e degli stakeholder

Il supporto di un commercialista esperto o di un consulente digitale è oggi più che mai fondamentale per garantire una gestione ordinata degli adempimenti digitali, soprattutto in presenza di più amministratori, PEC inattive o situazioni complesse.

In un contesto normativo sempre più articolato, dove l’identità digitale diventa requisito obbligatorio per operare correttamente, adeguarsi in anticipo significa non solo evitare problemi, ma anche rafforzare l’affidabilità della propria impresa.