Payroll Outsourcing
Che cos’è il payroll outsourcing e perché esternalizzarlo?
Il payroll è il termine con il quale si definiscono le attività che riguardano la gestione dei cedolini delle risorse umane: il payroll in outsourcing consiste nell’affidare a soggetti esterni l’elaborazione dei cedolini e tutte le attività ad esso correlate per poter risparmiare tempo e denaro. Gestire il payroll di un’azienda oggi non è cosa da poco, non significa solo presentare un foglio pieno di cifre alle proprie risorse umane, ma far fronte a tutta una serie di operazioni che spesso richiedono un forte livello di specializzazione. Difficilmente all’interno delle imprese di piccole dimensioni possiamo trovare figure in grado di affrontare tutti i compiti legati alla gestione retributiva e fiscale dei dipendenti senza difficoltà e con costi economici piuttosto ingenti: una soluzione vincente in questo caso potrebbe essere proprio quella di affidarsi a “payroll specialist” esterni che permettono di liberare tempo e risorse da dedicare ad attività interne, con rispetto al proprio business. Nell’esternalizzare il payroll un’azienda dovrà verificare il rapporto tra costi e benefici e definire l’obiettivo ed i requisiti che il fornitore deve soddisfare, garantendo in questo modo un elevato ritorno dell’investimento economico.
Tra le attività che rientrano nel payroll, la principale è sicuramente l’elaborazione dei cedolini: ogni attività di elaborazione delle buste paga è spesso supportata da ottimi prodotti informatici che sono in grado di semplificare questo lavoro complicato e molte volte spinoso: sono dei software complessi che si avvalgono di database che consentono di stampare cedolini in pdf, conformi alla normativa vigente del Libro Unico Del Lavoro. Un buon software però non è sufficiente se non è supportato da esperti nel settore che siano in grado di far fruttare al meglio le potenzialità dei programmi informatici e in grado di saper riconoscere e i casi eccezionali da trattare con perizia ed attenzione.
Un’altra attività del payroll è la gestione delle presenze e delle assenze che in certi settori è fondamentale: questo tema diventa particolarmente problematico nel caso di imprese ed aziende con numerosi dipendenti che lavorano su turni, senza orari fissi e giorni di lavoro costanti; in alcune aziende e in particolar modo nella pubblica amministrazione, il problema viene risolto con sistemi di timbratura e rilevazione delle presenze; oggi però molto spesso il cartellino viene sostituito da card magnetiche che sono più funzionali e che inviano le informazioni in tempo reale ai software grazie ai quali si possono generare report ed estrarre dati subito trasferibili su programmi diversi ( Excell, Access ecc). Questi software permettono una facile gestione anche di imprese con più sedi o filiali.
Un altro ramo importante del payroll è costituito dalla gestione delle ferie: in un’azienda con numerosi lavoratori diventa difficile e complesso assegnare le ferie ai propri dipendenti soprattutto nei periodi dell’anno più richiesti come durante le vacanze estive, le festività natalizie e pasquali e soprattutto nei contesti aziendali dove è prevista un’attività costante e continuativa per cinquantadue settimane all’anno; anche in questo caso ci sono programmi informatici che sono in grado di organizzare le ferie e le trasferte nel modo più preciso e funzionale possibile.
Ciò non toglie che in una questione così delicata e a volte personale, l’apporto umano di un esperto del settore può essere fondamentale: il payroll è quindi vantaggioso nei confronti delle aziende in quanto secondo il principio generale dell’outsourcing, l’esternalizzazione di determinate attività garantisce una maggior attenzione e un maggior investimento di tempo verso il proprio business, è sinonimo di maggior attenzione verso i propri dipendenti nei servizi di elaborazione paghe, gestione ferie, turni, trasferte e porta sicuramente ad un aumento della precisione e rapidità di queste attività, ad una riduzione dei reclami e delle lamentele da parte delle risorse, migliorando di conseguenza il clima di lavoro e la produttività.
Uno dei tanti errori che spesso viene fatto è quello di definire il payroll solo “cedolino” o “busta paga”, al contrario si tratta di un complesso di attività che ha svariati obiettivi, sia brevi che di medio e lungo termine. Tutte queste attività mostrano i loro risultati sia nei confronti dei lavoratori, con l’elaborazione degli stipendi e di tutti gli adempimenti mensili, sia nei confronti del management aziendale, con l’elaborazione di costi e budget previsionali che consentono loro di avere una visione contabile realistica.
È importante quindi realizzare un modello organizzativo efficace, indipendentemente dal numero degli uffici e delle risorse umane presenti, che sia in grado di affrontare e superare gli ostacoli nel processo decisionale.
Il payroll nasce nel momento in cui nasce una nuova opportunità organizzativa, non con l’assunzione ma con la ricerca del candidato: una volta che la ricerca del candidato ha avuto esito positivo si potrà avviare il percorso che porterà all’assunzione vera e propria, in caso contrario la candidatura rimane nel database aziendale. In questa fase è importante per l’azienda censire, dalla nascita, la popolazione aziendale, attivando il processo step by step raggiungendo così il primo obiettivo e definendo aspetti organizzativi, rischi potenziali e controllo sull’attività svolte. È importante conoscere la forza lavoro aziendale, il livello retributivo, il budget aziendale e tutte quelle altre informazioni utili per definire le linee guida di questa prima fase, presentandosi sul mercato con le idee chiare sull’identikit del candidato da ricercare; è rilevante avere un portale che, poggiandosi su una base di dati aziendali sia in grado di presentarsi sul web con un’offerta di assunzione, raccogliendo le informazioni sul candidato e inviando le stesse all’autore o autori dell’inserzione: il portale dovrebbe assumere la veste di sito aziendale quando si presenta sul web e la veste di intranet quando l’accesso avviene dalla rete interna.
Una volta scelto il candidato arriviamo alla fase dell’assunzione del lavoratore: il payroll si occupa di creare tutta la documentazione necessaria all’assunzione ( lettera di assunzione, modello scelta TFR, modello detrazioni fiscali, lettera della privacy, regole comportamentali aziendali, informazioni sulla sicurezza ecc), comunicare al centro per l’impiego l’assunzione del lavoratore, creare l’anagrafica del lavoratore nel sistema e renderlo così disponibile alle soluzioni di rilevazione automatica delle presenze (badge). In questa fase, una soluzione informatica, assume importanza in quanto rende più veloce il processo, soprattutto in quelle aziende dove le movimentazioni delle risorse umane sono frequenti, diventando indispensabile quando i numeri degli stessi sono consistenti.
Successivamente si entra nel vivo della gestione: il lavoratore inizia a muovere i primi passi in azienda e viene avviato il processo di formazione; ha sempre a disposizione un portale che gli spiega come muoversi in ambito amministrativo, può verificare come è nata la sua assunzione e verificare in ogni istante i suoi passi e la sua carriera.
Arriviamo quindi alla rilevazione delle presenze: ogni giorno un processo più o meno complesso, rileva le presenze e le assenze dei lavoratori: in questo caso è necessario trovare una soluzione che automatizzi la fase riducendo al minimo gli errori; ipotizzando una gestione tramite budge (rilevazione automatica delle presenze), le difficoltà potrebbero spostarsi sulla gestione delle assenze, sulla loro identificazione e sulle modalità di correzione di eventuali errori; potrebbe essere di aiuto un regolamento che disciplini le varie casistiche nel rispetto delle leggi e in questo caso sarà possibile cercare di agganciare tali regole al processo, limitando l’intervento correttivo degli utenti. Possiamo parlare di sotto processi diversi ad esempio a seconda delle varie tipologie di assenza, soggetti a iter autorizzativi o momenti differenti; in questa fase un altro aspetto molto importante è il passaggio da dati a paghe, con necessità di predisporre i dati per la fase successiva, sarà quindi necessario avere nozioni di retribuzione e contribuzione.
La rilevazione delle presenze avviene tramite un sistema automatico: è necessario accertare che il tempo lavorato sia registrato accuratamente e tempestivamente e che eventuali giustificazioni di assenza siano autorizzate nei tempi dovuti e tracciate nel sistema, i dipendenti e i responsabili devono poter accedere sempre e in tempo reale al cartellino presenze; di conseguenza sono necessari controlli adeguati e report nei quali vanno indicate le anomalie delle singole giornate dovute magari ad assenze non inserite o non ancora approvate o giustificativi presenti senza documentazione di supporto.
Con il passaggio dati a paghe inizia il processo di calcolo delle retribuzioni e l’elaborazione dei cedolini da consegnare poi alle risorse umane: le fasi di questo processo consistono innanzitutto nell’importazione dei dati provenienti da fonti esterne quindi rilevazione presenze, fogli di calcolo e altri sistemi di rilevazione; successivamente avremo il controllo dei dati quindi report o utilità custom verificano che le informazioni provenienti dalle varie fonti siano corrette e conformi al sistema di calcolo utilizzato. A questo punto verrà calcolato il cedolino paga e si procederà al relativo controllo verificando che tutti i movimenti siano corretti: le assenze non retribuite, le assenze retribuite per malattia, maternità o infortunio, verifica dei compensi applicati al personale non dipendente, incentivi, liquidazioni o anticipazioni TFR , oneri, imponibili, contributi e ritenute fiscali applicate.
In seguito si procede all’elaborazione finale dei cedolini, alla consegna e all’accredito degli stipendi, ci sarà da fare la denuncia uniemens e le altre denunce previdenziali e assistenziali mensili ed il relativo controllo, elaborazione dei versamenti fiscali ed il relativo controllo, elaborazione e controllo modello F24, contabilizzazione e controllo costi del personale.
La soluzione software utilizzata in comune a tutte le strutture coinvolte nel processo payroll, deve rendere agevole tutte le varie attività di controllo ed essere sempre al passo con le novità normative; con l’ultima fase della contabilizzazione dei costi del personale si chiude il mese e termina il processo che comunque ricomincerà il mese successivo; oltre alle varie attività mensili abbiamo anche quelle annuali come ad esempio i 770 e quelle periodiche come la chiusura di bilancio.