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giovedì 13 Giugno 2024

Rimborso Spese: aspetti fiscali e procedurali in capo al datore di lavoro ed al dipendente

Le  modalità  con  cui  le somme percepite dai dipendenti, a titolo  di  rimborso  per le  spese sostenute nell’espletamento del lavoro durante trasferte  e  missioni,   concorrono   a  formare   il   reddito   di   lavoro   dipendente  sono disciplinate dal comma 5, dell’art. 51 del D. P. R. 917/86. Il quale prevede  un   trattamento   fiscale   diverso   in   relazione   all’ambito territoriale in cui la trasferta ha luogo. A tale riguardo occorre operare preliminarmente una distinzione tra le trasferte effettuate nell’ambito del territorio o  al di fuori dal territorio comunale sede di lavoro.

Rimborso Spese: aspetti fiscali e procedurali in capo al datore di lavoro ed al dipendente

Le  modalità  con  cui  le somme percepite dai dipendenti, a titolo  di  rimborso  per le  spese sostenute nell’espletamento del lavoro durante trasferte  e  missioni,   concorrono   a  formare   il   reddito   di   lavoro   dipendente  sono disciplinate dal comma 5, dell’art. 51 del D. P. R. 917/86[1].

Il quale prevede  un   trattamento   fiscale   diverso   in   relazione   all’ambito territoriale in cui la trasferta ha luogo.

A tale riguardo occorre operare preliminarmente una distinzione tra le trasferte effettuate nell’ambito del territorio o  al di fuori dal territorio comunale sede di lavoro.

Per quanto riguarda invece il diritto alla deducibilità dal reddito di impresa, dei rimborsi  in oggetto, in capo al datore di lavoro,  la norma a cui fare riferimento è l’art. 95, comma 3 dello stesso D. P. R. 917/86[2].

Trasferte effettuate nell’ambito del comune sede di lavoro

Regola generale è quella secondo cui i rimborsi e le indennità percepite dal dipendente in relazione  alle  trasferte  effettuate  nell’ambito  del  territorio  comunale  (sede  di  lavoro) concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

Trasferte effettuate fuori del comune sede di lavoro

In  caso  di  trasferte  effettuate  fuori  del  territorio  comunale  sede  di  lavoro,  ai  fini  della determinazione del reddito di lavoro dipendente assume rilievo la modalità tecnica con cui il rimborso della spesa (erogazione dell’indennità) viene effettuato.

Procedure amministrative per i rimborsi

Esistono tre procedure per la determinazione del rimborso spese delle trasferte effettuate dai lavoratori dipendenti fuori dal Comune sede di lavoro: il metodo forfetario,  metodo analitico o a piè di lista,  metodo misto. Per il tipo di impianto contabile adottato e le caratteristiche aziendali, si presenta ottimale la scelta del metodo analitico.

Rimborso analitico o piè di lista

Con   il   “rimborso   analitico”[3]   tutte   le   spese   sostenute   dal   dipendente,   debitamente documentate  e  riassunte  in nota  spese,  sono    rimborsate  dal datore di lavoro e pertanto in capo a questi sorge legittimamente il diritto alla deduzione delle stesse dal reddito di impresa secondo le modalità di  seguito indicate.

Il metodo analitico è  consigliato per i seguenti motivi:

a) allo scopo di adottare una procedura trasparente e funzionale per il   datore di lavoro che sposi le esigenze di una corretta tenuta della contabilità ordinaria;

b) evitare la corresponsione  di una indennità   di   trasferta  che  concorrerebbe ad incrementare il reddito imponibile in capo al dipendente;

c) meglio si sposa con l’adozione e compilazione del modello di nota spese dal nostro Studio elaborato e personalizzato sulle   esigenze del cliente.

Aspetti fiscali del datore di lavoro

Il datore di lavoro deve autorizzare solo il rimborso delle spese fiscalmente documentate, attraverso fatture, ricevute ed ogni altro atto equipollente.

Nell’ipotesi  in cui, la volontà preminente delle stesso datore di lavoro sia di  detrarre l’IVA,  sarà necessario che i dipendenti i richiedano l’emissione della fattura (con esposizione separata dell’Iva), intestata direttamente alla società, con indicazione della natura e del fruitore del servizio (l’indicazione del fruitore può essere riportata anche in una nota allegata).

Come indicato nel disposto dell’art. 95 comma terzo del D. P. R. 917/86, i rimborsi “analitici” per trasferte documentate ed effettuate dal dipendente al di fuori dal territorio comunale, sono deducibili nel limite giornaliero di €. 180,76 per le trasferte in Italia, ed €. 258,23 per quelle all’estero[4].

Eventuali rimborsi spese per “trasferte” effettuate dal dipendente nel territorio comunale, sono interamente deducibili per il datore di lavoro,  ma lo scrivente, fa notare come anticipato, che tali spese sono però  incrementative della base imponibile irpef del dipendente stesso.

Aspetti fiscali del lavoratore dipendente

In merito alla posizione del lavoratore, sono  non  imponibili,  per  le  trasferte  fuori  dal  comune  sede  di  lavoro,  tutte  le  spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio (anche sotto forma di indennità chilometrica) e trasporto[5].

Per le spese che non possono essere comprovate dai richiamati documenti, è consentito entro certi limiti, adottare rimborso forfetario.

Infatti, col  metodo  del “rimborso analitico” , i rimborsi  percepiti per le spese sostenute  per trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito in capo al dipendente,  fino  ad  un importo massimo giornaliero di € 15,49, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero (le spese telefoniche, la lavanderia, le mance ed i parcheggi, etc. )[6].

Per qualsiasi informazione e/o chiarimento lo Studio resta a disposizione tramite assistenza telefonica, ticket on line o email.

In allegato prospetto e file in formato excel del modello di nota spese

Un cordiale saluto

Dott. Alessio Ferretti

 

[1] “Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente lire 90. 000 al giorno, elevate a lire 150. 000 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di lire 30. 000, elevate a lire 50. 000 per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito”:

[2] “Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”.

[3] Circolare 326 E del Ministero delle Finanze del 23. 12. 1997

[4] In merito ai rimborso delle spese inerenti l’uso di autoveicoli, sono deducibili in base ai costi calcolati tramite le tariffe ACI (o a quelle di noleggio) nei limiti del costo di percorrenza di un autoveicolo di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se a benzina (20 se diesel).

[5] Il ministero delle finanze nella circolare n. 188/E del 1998 ha sottolineato che non è più imposta una preventiva autorizzazione alla trasferta e che le spese ad essa collegate possono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro.

[6] Circolare 326 E del Ministero delle Finanze del 23. 12. 1997

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Dott. Alessio Ferretti

Tributarista Qualificato Lapet ai sensi della Legge 4/2013, referente di Networkfiscale.com, Commercialista.it, Commercialista.com, amministratore e consigliere in varie società. Dottore Commercialista ODCEC di Roma nr di iscrizione AA12304

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