Fatture mancanti nel cloud: come riconciliare dati e documenti

Quando una fattura risulta nei dati disponibili ma manca nel cloud, oppure compare nel cloud senza un riscontro documentale coerente, la riconciliazione non consiste nel copiare un file da un archivio all’altro. Occorre confrontare separatamente l’operazione e il periodo, il dato acquisito nel circuito di fatturazione elettronica, la registrazione usata nella contabilità e il documento effettivamente reperibile. L’esito utile è classificare ogni scarto come corrispondenza documentale, differenza residua da ricostruire oppure file da verificare anche sul piano della conservazione.

Per le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione esclusiva di fatture elettroniche mediante Sistema di Interscambio, nel formato indicato dalla norma. Questa condizione rende il confronto con il canale e con i dati acquisiti un passaggio concreto; non consente però di usare la sola presenza o assenza di una riga nel cloud come prova della completezza della contabilità interna o della conservazione.

In sintesi

• Una riga mancante nel cloud va prima ricondotta a una specifica operazione e a uno specifico periodo, senza attribuirle automaticamente una causa.
• I dati messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate sono un piano di confronto distinto dalle registrazioni nel gestionale.
• Per le operazioni comprese nell’articolo 1, comma 3, la verifica considera fatturazione elettronica, Sistema di Interscambio e formato previsto.
• Il caricamento in un cloud e la conservazione sono verifiche diverse: il sistema di conservazione deve assicurare le caratteristiche previste dall’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale.
• Lo scarto va mantenuto visibile finché i documenti disponibili non permettono di spiegarlo; non va eliminato con una riclassificazione priva di evidenza.

Da quale confronto partire quando manca una fattura

Il punto di partenza è una riga di riconciliazione, non una cartella generica. Per ciascuna differenza, si affiancano: l’operazione cui si riferisce, il periodo, il dato disponibile, la registrazione nel cloud e il documento rinvenuto. Se i dati acquisiti sono disponibili al contribuente anche in formato strutturato, come stabilisce l’articolo 1, comma 2, del D.Lgs. 127/2015, possono aiutare a individuare una differenza tra il flusso documentale esterno e quello gestito internamente. Il confronto resta documentale: non assegna da solo una qualificazione fiscale all’operazione.

La domanda pratica è: lo scarto dipende dall’assenza del file, dall’assenza della registrazione interna o dalla mancata corrispondenza tra i due? Separare questi esiti evita di trattare allo stesso modo una fattura elettronica rilevabile nel circuito previsto, un dato disponibile ma non ancora collegato al fascicolo interno e un file archiviato senza elementi sufficienti per associarlo all’operazione.

Fatturazione elettronica, cloud e conservazione: tre piani distinti

Fatturazione elettronica

Nel perimetro delle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’articolo 1, comma 3, collega l’emissione della fattura elettronica al Sistema di Interscambio e al formato richiamato dal comma 2. Nella riconciliazione, questo piano serve a verificare se il dato che si sta cercando appartenga effettivamente al flusso disciplinato dalla disposizione e se il confronto sia quindi impostato sul canale corretto.

Cloud e contabilità

Il cloud è il luogo nel quale l’impresa può organizzare file, registrazioni e fascicoli, ma la sua struttura non coincide automaticamente con i dati acquisiti dall’Agenzia né con il sistema di conservazione. Il controllo contabile consiste nel rendere esplicito il legame, oppure lo scarto, tra dato, documento e registrazione. Per approfondire questa distinzione è utile la guida sulle fatture in cloud e il controllo del commercialista.

Conservazione

L’articolo 44, comma 1-ter, del D.Lgs. 82/2005 richiede che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema assicuri autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conserva. Per le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia, l’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 disciplina espressamente il soddisfacimento degli obblighi di conservazione richiamati. Un file presente in una cartella cloud richiede quindi una classificazione separata rispetto a tale fattispecie normativa.

Confronto delle alternative

• Dati acquisiti e fascicolo cloud corrispondono. Il segnale favorevole è la possibilità di collegare la stessa operazione, nello stesso periodo, al dato e al documento disponibile. La conseguenza operativa è annotare la corrispondenza e lasciare traccia del criterio di abbinamento per il controllo della contabilità.
• Il dato è disponibile, ma il documento o la registrazione manca nel cloud. Il segnale è una differenza circoscritta a una riga identificabile. Il rischio operativo è confondere l’esistenza del dato con la ricostruzione del fascicolo interno. La conseguenza è cercare il documento e stabilire se manca il file, il collegamento al fascicolo o la registrazione contabile.
• Il file è nel cloud, ma non emerge un riscontro idoneo per la conservazione. Il segnale è un archivio che consente il reperimento del file senza elementi sufficienti per ricondurlo al sistema di conservazione applicabile. La conseguenza è verificare quale sistema conserva il documento e se, per quanto conservato, siano assicurate le caratteristiche previste dall’articolo 44.

Queste alternative non sono graduatorie di gravità. Servono a evitare che una fattura venga dichiarata “mancante” quando il problema riguarda invece il collegamento tra dati e fascicolo, o che un file reperibile venga trattato come prova automatica di tutti i requisiti di conservazione.

Un esempio aritmetico illustrativo di scarto documentale

Esempio aritmetico illustrativo: si ipotizzano dati riferiti allo stesso periodo, con registrazioni nel cloud per euro 1.200 e dati da riconciliare per euro 1.500. Il prospetto misura soltanto lo scarto documentale iniziale; non attribuisce cause né effetti fiscali. L’ipotesi semplificatrice è che entrambi i valori riguardino il medesimo perimetro temporale e che non vi siano altre voci da includere.

Il risultato è una differenza documentale residua, non una soluzione presunta. Il passaggio risolutivo consiste nel ricercare evidenze riferibili alla sola differenza e nel registrare l’esito del confronto: se emerge un documento collegabile alla stessa operazione e allo stesso periodo, lo scarto si riduce; se non emerge, la differenza resta da spiegare. Il prospetto non include imposte, regole agevolative, finanziamenti, ammortamenti o altre voci non dichiarate.

Quando coinvolgere il commercialista

Il confronto professionale è opportuno quando non è possibile associare con certezza un dato disponibile alla registrazione interna, quando lo scarto riguarda documenti di periodi diversi o quando occorre distinguere il semplice reperimento del file dalla conservazione. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può prendere in carico il confronto tra operazione, dati disponibili, documenti nel cloud e registrazioni contabili, per restituire una ricostruzione documentale utilizzabile nella gestione del caso.

Per orientare la prima valutazione, descrivi la situazione, l’urgenza, l’operazione e il periodo interessati, indicando l’elenco dei documenti disponibili e dei dati già confrontati. Le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto.

Per una prima valutazione senza impegno, contatta Alessio Ferretti STP.

Fonti e riferimenti

• D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, art. 1.
• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 44.