Fatture in cloud: perché serve ancora il controllo del commercialista

Le fatture in cloud non sostituiscono il controllo del commercialista: rendono più agevole raccogliere, consultare e scambiare documenti, ma non trasferiscono al software la responsabilità dell’operazione né risolvono le incongruenze tra fattura, dati disponibili e documenti del fascicolo. La verifica serve soprattutto quando occorre distinguere il semplice caricamento in piattaforma dalla fatturazione elettronica, dalla conservazione e dalla corretta lettura contabile del caso concreto.

Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato considerate dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, la regola riguarda l’emissione di fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio e nel formato previsto. Il programma può essere parte del percorso tecnico, ma il controllo professionale resta distinto: collega il documento all’operazione e individua gli elementi che richiedono chiarimento.

In sintesi

Il cloud è una modalità organizzativa; non coincide, di per sé, con la fatturazione elettronica disciplinata dalla legge.
Per le operazioni indicate dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, le fatture elettroniche sono emesse tramite Sistema di Interscambio e nel formato previsto.
Un intermediario può trasmettere le fatture elettroniche, ma restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
La conservazione dei documenti informatici richiede, per quanto conservato nel sistema, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Il controllo del commercialista serve a esaminare il fascicolo dell’operazione e le eventuali incongruenze che il software registra ma non può valutare nel merito.

Fatture in cloud: il confine tra strumento e controllo

Dire che una fattura è “in cloud” descrive normalmente il luogo o la modalità con cui viene gestita in una piattaforma. Non identifica, da solo, né il canale normativo di emissione né il perimetro della conservazione. Per questo è utile non attribuire alla presenza del documento online un significato più ampio di quello che il fascicolo dimostra.

La piattaforma può rendere le informazioni ricercabili e ordinare i documenti. Il controllo del commercialista, invece, richiede una valutazione professionale: verificare il collegamento tra fattura, operazione e documentazione disponibile; individuare dati discordanti; stabilire quali informazioni ulteriori siano necessarie prima di intervenire. Si tratta di attività complementari, non di alternative tra software e professionista.

Fatturazione elettronica: la regola generale da applicare

L’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 stabilisce che, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, comprese le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato richiamato dalla norma.

Il controllo non consiste quindi nel verificare soltanto che un file sia visibile nel gestionale. Occorre riconoscere quale documento è stato effettivamente emesso, quale operazione rappresenta e se il percorso seguito corrisponde alla regola applicabile. La norma precisa inoltre che una fattura emessa, tra tali soggetti, con modalità diverse da quelle previste si intende non emessa. Questo rende opportuno esaminare tempestivamente una situazione dubbia, prima di trattarla come una semplice anomalia di piattaforma.

Intermediario e software: cosa non cambia

Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari, attraverso accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. L’articolo 1 conserva però espressamente le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.

È il punto che impedisce di confondere automazione e controllo. Un intermediario, un programma di fatture in cloud o un flusso integrato possono svolgere un passaggio tecnico; non prendono il posto dell’esame dell’operazione concreta. Quando il documento, l’accordo disponibile, la variazione o le informazioni registrate non appaiono coerenti, il fascicolo va ricostruito e valutato, senza presumere che il completamento tecnico del flusso risolva la questione.

Conservazione digitale: perché non basta un archivio online

La conservazione è un profilo distinto dalla disponibilità di un file in cloud. L’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 prevede che, in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicuri, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le Linee guida.

La conseguenza operativa è circoscrivere la verifica ai documenti effettivamente compresi nel sistema e al percorso che li ha interessati. Non è corretto dedurre dalle sole funzioni di archivio di una piattaforma che ogni documento caricato possieda quelle caratteristiche o rientri nel medesimo perimetro di conservazione.

L’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 stabilisce inoltre che gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti per le fatture elettroniche e per i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. La verifica deve dunque distinguere le fatture elettroniche e i documenti che ricadono in questa previsione da ciò che risulta soltanto caricato o organizzato nell’ambiente cloud.

Contabilità in cloud: i controlli sul fascicolo

La contabilità in cloud può concentrare fatture, dati e documenti in un unico ambiente. Ciò è utile per rendere il fascicolo più consultabile, ma non sostituisce l’interpretazione dei rapporti tra i documenti. Il commercialista può verificare, in base al caso concreto, se la fattura interessata è riconducibile all’operazione descritta, se una variazione è documentata e se le informazioni disponibili consentono di affrontare l’incongruenza.

La verifica non richiede di trasformare ogni registrazione in un controllo generalizzato. Parte dal punto problematico: una fattura emessa o ricevuta da ricostruire, una differenza tra documento e dati disponibili, un dubbio sul canale di trasmissione o sul perimetro della conservazione. Il risultato utile è definire quali elementi del fascicolo siano coerenti e quali richiedano un approfondimento professionale.

Flusso documentale: lo schema operativo del fascicolo

Individuare l’operazione. Raccogliere la fattura interessata, l’identità delle parti, una breve descrizione della cessione o prestazione e i documenti già disponibili che la riguardano.
Separare i piani. Distinguere il caricamento nel software, la fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio e la conservazione dei documenti informatici. Sono passaggi collegati, ma non equivalenti.
Verificare il documento elettronico. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, controllare se il fascicolo ricostruisce l’emissione attraverso il Sistema di Interscambio e nel formato previsto.
Esaminare l’eventuale incongruenza. Se fattura, dati registrati e documenti disponibili non coincidono, individuare quale elemento manca o richiede chiarimento prima di modificare classificazioni o annotazioni.
Valutare la conservazione. Identificare quali fatture elettroniche e documenti informatici siano stati trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate e quali documenti siano invece da verificare separatamente nel sistema utilizzato.

Operazioni con soggetti non stabiliti: una condizione da separare

Il D.Lgs. 127/2015 disciplina anche la trasmissione telematica dei dati delle operazioni effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, prevedendo specifiche esclusioni. Non è quindi prudente applicare automaticamente a ogni fascicolo internazionale il medesimo percorso previsto per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti.

Quando il caso coinvolge un soggetto non stabilito, la prima verifica deve identificare l’operazione e i documenti disponibili, così da valutare quale parte della disciplina dell’articolo 1 sia pertinente. Il software può raccogliere i dati; la qualificazione del caso richiede un esame separato.

Quando coinvolgere il commercialista

È opportuno coinvolgere lo studio quando emerge una differenza tra fattura e documenti dell’operazione, quando non è ricostruibile il percorso della fatturazione elettronica, quando occorre distinguere il documento memorizzato dall’Agenzia delle entrate da altri file presenti nel cloud oppure quando la contabilità richiede di interpretare un fascicolo non lineare.

Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l., studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio. Per la prima valutazione, attraverso il canale indicato dal form, è sufficiente indicare la situazione, l’urgenza e trasmettere solo i documenti iniziali pertinenti, come la fattura interessata, i documenti disponibili e una breve descrizione della differenza riscontrata. Non occorre inviare dati non necessari.

Se il fascicolo riguarda anche una delibera e un pagamento, può essere utile Approfondisci: consultare l’approfondimento sul compenso dell’amministratore deliberato e non pagato.

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