Cambiare piattaforma contabile: come presidiare fatture elettroniche, conservazione e dati

Cambiare piattaforma contabile richiede un presidio separato di fatture elettroniche, conservazione e dati di contabilità. Prima di chiudere l’accesso al sistema uscente, l’impresa dovrebbe ricostruire dove si trovano i documenti, quale sistema li conserva e quali dati di lavoro devono restare leggibili per proseguire le verifiche contabili. Il nuovo software può diventare lo strumento operativo corrente, ma il suo caricamento non coincide con la verifica del perimetro documentale.

Per le operazioni disciplinate dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, la fatturazione elettronica passa dal Sistema di Interscambio nel formato previsto dalla norma. La conservazione segue invece condizioni e requisiti propri. Per questo il cambio va affrontato come correzione di un possibile disallineamento tra piattaforme, documenti e controlli, non come semplice trasferimento di archivi.

In sintesi

Le fatture elettroniche e i dati elaborati dalla piattaforma contabile sono elementi distinti da individuare nel fascicolo di migrazione.
Per le operazioni comprese nell’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, le fatture elettroniche sono emesse tramite Sistema di Interscambio nel formato richiamato dalla disposizione.
Un intermediario può trasmettere le fatture elettroniche, ma la responsabilità resta in capo al soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
La conservazione dei documenti informatici richiede autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per quanto è conservato nel sistema.
Prima della dismissione è opportuno verificare separatamente documento, flusso di fatturazione elettronica, conservazione e dati necessari alla contabilità.

Errore da correggere: trattare il cloud come unico archivio

L’errore più frequente nel cambio di piattaforma contabile è usare l’espressione “tutto è nel cloud” come conclusione del controllo. Per decidere se il passaggio è ordinato, occorre invece distinguere almeno tre piani: il file della fattura elettronica e il relativo flusso; il sistema in cui il documento è conservato; i dati che il gestionale usa per registrazioni, consultazioni e controlli di contabilità.

Questa separazione non svaluta il nuovo ambiente: permette di assegnare una funzione chiara a ciascun sistema. Una copia consultabile, un’esportazione o una schermata di lavoro possono essere utili per l’operatività, ma non descrivono da soli il presidio della conservazione. Quando il ruolo di ciascun ambiente non è identificabile, l’intervento prudente è rinviare la dismissione e completare la verifica documentale.

Fatturazione elettronica: cosa resta legato al sistema di interscambio

L’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 stabilisce che, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato richiamato dal comma 2. Nel cambio di piattaforma, la prima domanda non è quindi soltanto se il nuovo software visualizzi una fattura, ma se il fascicolo consenta di identificare la fattura elettronica trattata nel relativo flusso.

La norma consente agli operatori economici di avvalersi di intermediari per trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, attraverso accordi tra le parti. Ciò non sposta la responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio. Se l’intermediario o il fornitore della piattaforma cambia insieme al software, il fascicolo dovrebbe perciò rendere riconoscibile chi svolgeva la trasmissione e quali documenti erano trattati.

Per un controllo ordinario dei flussi, approfondisci il ruolo del commercialista con le fatture in cloud.

Conservazione digitale: la verifica distinta dalla disponibilità del file

L’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 prevede che gli obblighi di conservazione richiamati dalla disposizione si intendono soddisfatti per le fatture elettroniche e per i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. Nel fascicolo di cambio, la verifica deve quindi riguardare le condizioni indicate dalla norma, senza estendere tale conclusione a ogni file presente nel gestionale.

L’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 precisa che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida. Sono caratteristiche del sistema di conservazione e vanno considerate separatamente dalla mera possibilità di accedere a dati nel nuovo software.

Quali elementi ricostruire prima del passaggio

La ricostruzione può concentrarsi sugli elementi necessari a comprendere il perimetro effettivo della migrazione, evitando una raccolta indistinta di materiali. In particolare, è utile predisporre un elenco di lavoro che separi:

fatture elettroniche emesse, ricevute e relative variazioni trattate dalla piattaforma o dall’intermediario;
informazioni disponibili sul passaggio attraverso il Sistema di Interscambio e sul soggetto che ne curava la trasmissione;
indicazioni sul sistema di conservazione e sui documenti che vi rientrano;
dati di contabilità, registrazioni e collegamenti documentali che devono restare consultabili per i controlli interni.

Questo elenco è uno strumento organizzativo, non una certificazione sul contenuto dei documenti. Serve a rendere individuabili le aree da confrontare tra ambiente uscente e ambiente subentrante.

Percorso di correzione per la migrazione contabile

Delimitare il perimetro. Identificare piattaforma uscente, piattaforma entrante, eventuale intermediario e sistema di conservazione indicato per ciascun gruppo documentale.
Confrontare i riscontri. Verificare se le fatture elettroniche individuate, le variazioni e i dati contabili necessari al lavoro risultano riconoscibili nei rispettivi ambienti.
Classificare le eccezioni. Segnalare separatamente documento non rintracciato, collegamento da chiarire, duplicazione da verificare o perimetro di conservazione non identificato.
Formalizzare il presidio. Definire quale ambiente è usato per la gestione corrente e quale riferimento documentale resta disponibile per le verifiche successive.

Il percorso non sostituisce l’esame del caso concreto. Offre però una sequenza utile per evitare che le differenze tra i sistemi restino soltanto in una comunicazione informale tra fornitore, impresa e professionista.

Continuità dei dati di contabilità e controlli

La continuità dei dati non richiede di attribuire al nuovo software la stessa funzione di ogni archivio precedente. La verifica professionale può concentrarsi sulla possibilità di collegare i dati contabili di lavoro ai documenti individuati, di separare le eccezioni e di rendere reperibile il riferimento al sistema che conserva il documento.

Quando una fattura elettronica è presente ma non è chiaro il suo collegamento con i dati di contabilità, oppure quando è disponibile un dato senza un riferimento documentale individuabile, l’elemento va classificato per una verifica. Il commercialista può utilizzare il fascicolo per impostare controlli e riconciliazioni documentali coerenti con l’operatività dell’impresa, senza presentare la piattaforma come sostituto della valutazione professionale.

Segnali di urgenza nel cambio di piattaforma

È opportuno coinvolgere il professionista prima della dismissione quando il cambio riguarda anche l’intermediario di fatturazione elettronica, quando non è individuato il sistema di conservazione, quando emergono documenti o dati non riconciliati, oppure quando l’accesso all’archivio uscente sta per cessare. In queste situazioni, il punto non è scegliere in astratto un software, ma definire il perimetro documentale e i controlli necessari nel caso concreto.

Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l., studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro del servizio concordato, valutando il fascicolo di migrazione e le verifiche documentali da impostare. Nel contatto indica situazione, urgenza e l’elenco dei documenti e delle informazioni disponibili, ad esempio le piattaforme coinvolte, l’eventuale intermediario, l’elenco delle fatture trattate e le informazioni sulla conservazione. Non inviare nel primo contatto allegati personali o riservati: l’eventuale trasmissione avverrà dopo il contatto, tramite un canale sicuro concordato con lo studio.

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