Contabilità in cloud: quali ruoli e controlli dividere tra impresa e commercialista?

Nella contabilità in cloud, la scelta operativa è dividere con chiarezza chi conosce e valida i dati dell’operazione, chi cura la trasmissione della fattura elettronica, chi verifica il flusso contabile e chi presidia la conservazione dei documenti. Il D.Lgs. 127/2015 consente l’impiego di un intermediario per trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma mantiene le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione. Il cloud può quindi essere l’ambiente di lavoro condiviso; non sostituisce la definizione dei ruoli.

Le fonti richiamate non stabiliscono una ripartizione standard tra impresa e commercialista per ogni piattaforma. La ripartizione va perciò costruita sul flusso concreto, distinguendo l’informazione commerciale originaria, il documento elettronico, il trattamento contabile concordato e il sistema di conservazione.

In sintesi

Per le operazioni indicate dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, le fatture elettroniche sono emesse tramite Sistema di Interscambio.
Un intermediario può trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio attraverso accordi tra le parti.
L’intermediario non sostituisce il soggetto che effettua la cessione o la prestazione nelle responsabilità previste dalla norma.
La disponibilità di file in una piattaforma cloud va tenuta distinta dalla verifica del sistema di conservazione.
Quando la legge prescrive la conservazione, il sistema deve assicurare, per quanto conserva, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le Linee guida.

Contabilità in cloud: la decisione da prendere prima di condividere gli accessi

Il primo punto non è stabilire chi possiede le credenziali, ma assegnare un responsabile operativo a ogni passaggio. L’impresa è normalmente il soggetto che dispone del contesto dell’operazione e delle informazioni da inserire o confermare; lo studio può svolgere il servizio professionale concordato esaminando i documenti e le informazioni che riceve, rilevando i punti che richiedono chiarimento e organizzando il trattamento contabile del caso.

È utile formalizzare almeno quattro domande: chi prepara il dato dell’operazione; chi lo valida prima dell’emissione o della variazione; chi gestisce il canale della fatturazione elettronica; chi segnala allo studio un documento incompleto, una correzione o un’incongruenza. Questa è una scelta organizzativa, non una regola aggiuntiva ricavata dalle norme: serve a rendere leggibile il percorso del documento.

Gli accessi alla piattaforma vanno quindi configurati in coerenza con il perimetro concordato. Un accesso dello studio può consentire la verifica del flusso disponibile, ma non chiarisce da solo chi abbia confermato il dato commerciale o autorizzato una modifica.

Ruoli dell’impresa nel flusso documentale

All’impresa conviene attribuire il presidio del dato originario: informazioni relative all’operazione, soggetto coinvolto, contenuto del documento e necessità di una variazione. In concreto, il flusso dovrebbe indicare quale persona o funzione comunica allo studio le informazioni necessarie e quale persona segnala che un documento deve essere riesaminato.

Per la fatturazione elettronica, l’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 127/2015 riguarda cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato e prevede l’emissione esclusivamente mediante fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio. Se il flusso coinvolge operazioni, soggetti o documenti diversi da quelli descritti dalla disposizione, il relativo perimetro richiede una verifica separata.

Un ruolo dell’impresa ben definito evita che la trasmissione tecnica venga confusa con la conoscenza dell’operazione. Quando un dato è incerto, l’impresa dovrebbe fornire il chiarimento necessario prima che il documento sia trattato nel flusso contabile.

Ruoli del commercialista nella contabilità in cloud

Il commercialista può esaminare il flusso documentale messo a disposizione dall’impresa, individuare le informazioni da chiarire e concordare i passaggi con cui documenti e variazioni arrivano allo studio. Il contenuto dell’incarico e le modalità di lavoro vanno definiti nel caso concreto, senza trasformare la semplice disponibilità di una piattaforma in una delega indistinta.

Il controllo professionale è particolarmente utile quando i documenti arrivano senza un riferimento all’operazione, quando le correzioni non seguono un percorso riconoscibile oppure quando non è chiaro se un intermediario svolga soltanto la trasmissione. In queste situazioni, il punto da valutare è il raccordo tra dati dell’impresa, fatturazione elettronica e informazioni disponibili per la contabilità.

Fatturazione elettronica: trasmissione e responsabilità non coincidono

Il D.Lgs. 127/2015 stabilisce che gli operatori economici possono avvalersi di intermediari, tramite accordi tra le parti, per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. La stessa disposizione precisa che restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.

La conseguenza operativa è distinguere il soggetto che effettua l’operazione dal soggetto che svolge il passaggio tecnico di trasmissione. Nel flusso cloud occorre quindi rendere riconoscibili almeno: il momento in cui i dati sono messi a disposizione, l’eventuale intervento dell’intermediario e il canale con cui vengono gestiti chiarimenti o variazioni.

Non è necessario che lo studio sia l’intermediario per svolgere verifiche sul flusso contabile. Se interviene un intermediario, impresa e studio possono invece verificare se il perimetro operativo e le comunicazioni tra i soggetti siano chiari e coerenti con il servizio effettivamente affidato.

Conservazione digitale: cosa verificare separatamente dalla piattaforma cloud

La fatturazione elettronica e la conservazione non sono la stessa verifica. La prima riguarda, nel perimetro dell’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015, emissione e trasmissione mediante Sistema di Interscambio. L’articolo 44 del Codice dell’amministrazione digitale disciplina invece i requisiti del sistema di conservazione dei documenti informatici nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche per soggetti privati.

Per quanto è conservato nel sistema, devono essere assicurate autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida. Per questo la verifica non dovrebbe fermarsi alla possibilità di visualizzare un file nel cloud: occorre individuare il sistema di conservazione coinvolto e verificare, nel caso concreto, come sono reperibili i documenti che vi sono conservati.

Il punto è rilevante anche nella ripartizione dei ruoli. L’impresa può indicare quale soluzione utilizza e quali documenti sono disponibili; il commercialista può valutare con l’impresa se il flusso documentale e contabile consente di distinguere disponibilità operativa dei file e conservazione dei documenti.

Percorso diagnostico per ruoli e controlli

Un percorso diagnostico aiuta a intervenire sul passaggio effettivamente incerto, senza sovrapporre le diverse funzioni della contabilità in cloud.

Ricostruire l’origine del dato. Individuare chi inserisce le informazioni dell’operazione, chi le conferma e chi comunica eventuali rettifiche.
Verificare la fatturazione elettronica. Identificare come la fattura è preparata e trasmessa al Sistema di Interscambio, nonché l’eventuale presenza di un intermediario e il relativo accordo operativo.
Raccordare documenti e contabilità. Definire quali documenti arrivano allo studio, quale contesto li accompagna e a chi viene chiesto un chiarimento quando manca un’informazione.
Individuare il sistema di conservazione. Separare la consultazione nella piattaforma dalla verifica del sistema che conserva i documenti e delle caratteristiche previste dall’articolo 44 per quanto vi è conservato.

Il risultato atteso da questo controllo interno è una ripartizione comprensibile delle attività, non una conclusione automatica sulla correttezza del singolo caso. Se la mappa evidenzia ruoli sovrapposti o documenti privi di contesto, il flusso va esaminato prima di estendere deleghe o accessi.

Quando coinvolgere lo studio sul caso concreto

È opportuno coinvolgere lo studio quando l’impresa non riesce a individuare chi ha validato il dato, quando l’intermediario è stato inserito nel flusso senza una chiara distinzione delle attività, oppure quando occorre separare operativamente fatturazione elettronica, contabilità e conservazione. Alcuni passaggi possono richiedere la valutazione di un professionista abilitato in base al caso concreto.

Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l. può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto, valutando il flusso disponibile, la distribuzione dei ruoli e la documentazione indicata dall’impresa, senza promettere un esito predeterminato.

Nel contatto iniziale descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti o delle informazioni disponibili: fatture elettroniche interessate, eventuali variazioni, schema dei ruoli interni, modalità di accesso e indicazione del sistema di conservazione utilizzato. Non inviare nel form allegati personali o riservati: l’eventuale trasmissione documentale avverrà dopo il contatto, tramite un canale sicuro concordato con lo studio.

Richiedi una valutazione della ripartizione di ruoli e controlli nella tua contabilità in cloud.

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