Il servizio cloud comprende davvero la conservazione delle fatture elettroniche?

Non necessariamente. Un servizio cloud comprende la conservazione delle fatture elettroniche soltanto quando il servizio effettivamente attivato e il relativo contratto descrivono una conservazione coerente con i requisiti applicabili ai documenti informatici. Caricare un file, ritrovarlo in una dashboard o poterlo scaricare dimostra che il file è disponibile o consultabile; non dimostra da solo come sia gestito nel sistema di conservazione.

La distinzione serve anche quando la fatturazione elettronica transita dal Sistema di Interscambio (SdI). L’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 disciplina la fatturazione elettronica e contempla servizi dell’Agenzia delle entrate, compreso un servizio gratuito di conservazione. Questo non consente però di attribuire automaticamente lo stesso servizio a un fornitore cloud privato. La domanda decisiva è concreta: quale soggetto conserva quali documenti, in base a quale funzione contrattuale e con quale evidenza disponibile?

In sintesi

• La fatturazione elettronica tramite SdI, il cloud e la conservazione sono piani distinti, anche se possono essere integrati nello stesso flusso operativo.
• La disponibilità di una fattura in piattaforma consente di lavorare sul documento, ma non prova da sola le caratteristiche richieste a un sistema di conservazione.
• Per gli obblighi di conservazione, il CAD richiede autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per ciò che il sistema conserva.
• Il contratto del cloud deve essere letto per individuare con precisione la funzione acquistata, i documenti inclusi e il soggetto che svolge il servizio.
• Se il fornitore tratta dati personali per conto dell’impresa, occorre esaminare il rapporto concreto e gli atti che attribuiscono compiti specifici.

Fatturazione elettronica, file disponibili e conservazione

La fatturazione elettronica riguarda anzitutto l’emissione e la ricezione nel circuito previsto dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 per le operazioni indicate dalla norma. Il SdI è quindi un elemento del flusso della fattura elettronica; non è una descrizione del servizio cloud scelto dall’impresa. La norma prevede inoltre che l’Agenzia delle entrate metta a disposizione del contribuente le informazioni acquisite mediante reti telematiche e anche in formato strutturato.

Il cloud può avere un ruolo molto utile: raccogliere file, agevolare la consultazione, organizzare documenti per periodo o controparte e alimentare la contabilità. Sono però risultati operativi diversi dalla conservazione. Il punto non è trovare la fattura sullo schermo, ma individuare il perimetro documentale che il servizio dichiara di conservare e le caratteristiche del sistema impiegato per quel perimetro.

L’articolo 44, comma 1-ter, del CAD dà il criterio tecnico-giuridico da usare: nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto vi è conservato. Perciò la frase contrattuale “archivio”, “backup”, “documenti disponibili” o “consultazione online” va letta per ciò che dice: può descrivere una funzione utile, ma non equivale automaticamente alla qualificazione di conservazione.

Un passaggio risolutivo consiste nel confrontare tre elementi sullo stesso documento e periodo: la fattura elettronica transitata nel flusso SdI, il file reso disponibile dal cloud e la clausola o schermata contrattuale che identifica il servizio di conservazione. Se il contratto nomina solo archiviazione e consultazione, quel testo non consente di trattare il cloud come prova della conservazione. Se invece identifica un servizio di conservazione, il controllo prosegue sul suo perimetro: fatture incluse, documenti esclusi e soggetto che lo eroga.

Confronto delle alternative

La scelta non è tra “cloud sì” e “cloud no”, ma tra funzioni che producono conseguenze operative differenti.

• Archivio cloud e consultazione. Segnale favorevole: i file sono ricercabili e scaricabili per periodo o documento. Rischio operativo: confondere la reperibilità in piattaforma con la conservazione. Conseguenza: usare il cloud per il lavoro contabile, senza attribuirgli una funzione non dichiarata.
• Servizio di conservazione indicato nel contratto. Segnale favorevole: il contratto o la documentazione di servizio individua espressamente la conservazione e il relativo perimetro. Rischio operativo: assumere che ogni documento caricato vi rientri senza confrontare le condizioni del servizio. Conseguenza: separare i documenti inclusi da quelli che richiedono un diverso presidio.
• Servizio di conservazione dell’Agenzia delle entrate. Segnale favorevole: l’impresa ha attivato e utilizza il servizio previsto dall’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015. Rischio operativo: sovrapporre tale servizio a quello del gestionale. Conseguenza: distinguere l’ambito del servizio dell’Agenzia da eventuali funzioni offerte dal fornitore cloud.
• Contratto cloud con trattamento di dati personali. Segnale favorevole: il rapporto individua compiti, dati e misure pertinenti al trattamento affidato. Rischio operativo: definire il ruolo del fornitore solo in base al nome commerciale della piattaforma. Conseguenza: esaminare l’atto contrattuale e gli specifici compiti assegnati nel rapporto concreto.

La stessa separazione aiuta nella riconciliazione tra fatture mancanti nel cloud, dati elettronici e documenti: prima si identifica il piano sul quale emerge lo scarto, poi si cerca il documento o la funzione contrattuale pertinente.

Il contratto del cloud e il rapporto privacy

Nel contratto e nella documentazione collegata è utile cercare la denominazione esatta del servizio, il perimetro dei documenti trattati, le condizioni di accesso e la parte che descrive la conservazione. Non serve trasformare questa lettura in una raccolta indistinta di documenti: per la prima analisi sono centrali il contratto o l’ordine attivo, una schermata delle funzioni abilitate e un esempio del documento o del periodo che genera il dubbio.

La Guida del Garante privacy ricorda che la designazione di un responsabile del trattamento richiede un contratto o altro atto giuridico e l’attribuzione di compiti specifici. Questa indicazione non qualifica automaticamente ogni fornitore cloud come responsabile del trattamento, ma rende utile verificare come il rapporto concreto sia stato configurato quando il servizio tratta dati personali per conto dell’impresa.

Conviene coinvolgere il commercialista quando si sta attivando o cambiando piattaforma, quando non è chiaro se il contratto includa la conservazione oppure quando fatture, documenti cloud e contabilità non risultano allineati. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può confrontare il flusso di fatturazione elettronica, la documentazione contrattuale del cloud e il perimetro documentale utilizzato in contabilità, così da rendere chiara la funzione effettivamente svolta dal servizio nel caso concreto.

Per orientare la prima valutazione, descrivi la situazione, l’urgenza, l’operazione e il periodo interessati, oltre all’elenco dei documenti disponibili, come contratto, ordine di servizio, fatture e schermate delle funzioni attive. Le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto.

Contatta Alessio Ferretti STP per una prima valutazione senza impegno.

Fonti e riferimenti

• D.Lgs. 127/2015, art. 1
• D.Lgs. 82/2005, art. 44
• Garante privacy, Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, edizione 2023