Backup del gestionale e conservazione delle fatture rispondono a esigenze diverse

Un backup del gestionale e la conservazione delle fatture non sono alternative equivalenti: il primo riguarda la disponibilità dei dati di lavoro in caso di ripristino, mentre la seconda riguarda il sistema nel quale sono conservati documenti informatici soggetti a obblighi di conservazione. Per le fatture, quindi, ritrovare un file o ripristinare un archivio non basta, da solo, a qualificare il perimetro documentale come conservazione.

La distinzione cambia in base al documento e al flusso effettivamente usato. L’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 collega il soddisfacimento degli obblighi di conservazione alle fatture elettroniche e ai documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate. Un’esportazione locale o una copia di backup va quindi esaminata separatamente: la sua presenza non prova che ricada in quelle condizioni né chiarisce, da sola, dove sia gestita la conservazione.

In sintesi

• Il backup del gestionale risponde alla necessità organizzativa di recuperare dati e operatività; non identifica automaticamente il sistema di conservazione.
• La conservazione digitale riguarda, per quanto conservato nel sistema, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
• Per la fatturazione elettronica occorre distinguere i documenti transitati tramite SdI e memorizzati dall’Agenzia dalle copie, esportazioni e registrazioni interne.
• La contabilità usa fatture e dati per controlli e riconciliazioni: un archivio disponibile non dimostra che registrazioni, documenti e perimetro di conservazione coincidano.
• Il contratto del fornitore cloud va letto quando il rapporto concreto comporta una designazione del responsabile del trattamento.

Conservazione digitale delle fatture: quale verifica risponde alla domanda

L’articolo 44 del D.Lgs. 82/2005 stabilisce che, quando la legge prescrive obblighi di conservazione anche per soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura specifiche caratteristiche per quanto vi è effettivamente conservato. La verifica utile non è dunque «esiste una copia?», ma «quali documenti sono nel sistema di conservazione e quale funzione documentale è descritta?». La risposta deve restare legata al contenuto reale del servizio e del fascicolo, senza attribuire una qualifica al backup non esaminato.

La fatturazione elettronica richiede un controllo ulteriore sul percorso del documento. Per la fattura elettronica o il documento informatico trasmesso tramite SdI e memorizzato dall’Agenzia delle entrate, l’articolo 1, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 individua il caso in cui gli obblighi di conservazione si intendono soddisfatti. Questo dato non consente di trasferire automaticamente la stessa conseguenza a copie scaricate, PDF caricati in cloud, esportazioni del gestionale o documenti che seguono un altro percorso.

La contabilità resta un terzo piano di lavoro. Il gestionale può mostrare una fattura, una registrazione o un saldo; il controllo contabile confronta tali elementi con il documento e con il flusso che li ha generati. Se una fattura risulta nell’elenco contabile ma non nel perimetro documentale ricostruito, l’esito operativo non è presumere che manchi la conservazione o che la registrazione sia errata: è isolare la differenza, individuare il documento e decidere quale evidenza acquisire. Per una spiegazione complementare sulla distinzione tra disponibilità del file e servizio attivo, può essere utile l’articolo sul servizio cloud e la conservazione delle fatture elettroniche.

Flusso documentale: dal dato disponibile alla decisione

1. Partire dal perimetro. Elencare i flussi da confrontare: fatture elettroniche, documenti trasmessi via SdI, esportazioni del gestionale, copie di backup e registrazioni di contabilità. Per ciascun elemento indicare periodo, sistema di origine e funzione dichiarata.
2. Verificare il documento, non la sola cartella. Per le fatture elettroniche, controllare se il documento rientra nel flusso SdI e nella memorizzazione presso l’Agenzia delle entrate; per il servizio di conservazione, confrontare documenti inclusi, sistema indicato e documentazione contrattuale disponibile.
3. Riconciliare con la contabilità. Confrontare l’elenco dei documenti ricostruito con le registrazioni del gestionale. Le anomalie da separare sono almeno tre: documento disponibile soltanto in backup, documento individuato nel flusso ma non nell’estrazione contabile, registrazione contabile senza documento individuato nel perimetro esaminato.
4. Decidere l’intervento. Se il confronto individua un perimetro coerente, il backup resta uno strumento organizzativo distinto. Se emerge una differenza, la decisione è acquisire l’evidenza che la chiarisce, correggere il flusso operativo oppure estendere l’esame al servizio effettivamente attivo. La differenza non va azzerata con un’ipotesi priva di documento.

Il passaggio risolutivo è assegnare ogni fattura a una delle sue funzioni documentate: flusso elettronico, conservazione, copia di backup e registrazione di contabilità. La stessa fattura può comparire in più funzioni, ma la somiglianza dei nomi o la presenza del file non dimostra che tali funzioni coincidano. Questo schema consente di capire se il bisogno prioritario è recuperare i dati, ricostruire la documentazione, riconciliare la contabilità oppure chiarire il servizio contrattuale.

Cloud, dati personali e momento di coinvolgere il commercialista

Quando il fornitore cloud opera in un rapporto che configura una designazione a responsabile del trattamento, la Guida del Garante privacy richiama la necessità di un contratto o altro atto giuridico e delle materie previste per tale rapporto. Il controllo concreto riguarda quindi ruoli, attività affidate, categorie di dati e misure descritte nell’atto applicabile; non deriva automaticamente dal fatto che il gestionale sia accessibile online.

Conviene coinvolgere il commercialista quando occorre scegliere se intervenire sul flusso, prima di dismettere un archivio, oppure quando documenti e registrazioni non si riconciliano. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può ricostruire il perimetro di fatturazione elettronica, conservazione e contabilità, confrontare le evidenze disponibili e indicare quale differenza documentale incide sulla decisione operativa.

Nel primo contatto descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili: ad esempio il periodo interessato, il gestionale utilizzato, il servizio di conservazione indicato e le esportazioni o copie disponibili. Le modalità di trasmissione saranno concordate dopo il contatto.

Contatta Alessio Ferretti STP per una prima valutazione senza impegno.

Fonti e riferimenti

• D.Lgs. 127/2015, art. 1
• D.Lgs. 82/2005, art. 44
• Garante privacy, Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, edizione 2023