Fatture da ricevere e diritto alla detrazione nella chiusura annuale

L’errore da correggere è detrarre a dicembre l’IVA di una fattura ricevuta a gennaio soltanto perché il costo appartiene all’esercizio chiuso. La regola che consente di considerare i documenti ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo esclude espressamente quelli relativi a operazioni effettuate nell’anno precedente.

Nella chiusura annuale, quindi, competenza del costo e detrazione IVA richiedono decisioni distinte. Il bilancio considera gli oneri di competenza indipendentemente dal pagamento; per esercitare la detrazione contano invece l’esigibilità dell’imposta, le condizioni di detraibilità, il possesso della fattura e la sua annotazione. La registrazione di una posta tra le fatture da ricevere non sostituisce questi presupposti.

In sintesi

• Per il bilancio, l’onere va attribuito all’esercizio di competenza indipendentemente dall’incasso o dal pagamento, secondo l’articolo 2423-bis del Codice civile.
• Il diritto alla detrazione IVA sorge quando l’imposta diviene esigibile, alle condizioni previste dall’articolo 19 del D.P.R. 633/1972.
• La fattura deve essere annotata nel registro acquisti prima della liquidazione periodica nella quale si esercita la detrazione.
• La possibilità di considerare i documenti ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo esclude quelli relativi a operazioni dell’anno precedente.
• Per correggere una chiusura, separa l’attribuzione del costo dall’IVA già considerata in liquidazione e ricostruisci effettuazione, ricezione e annotazione.

Fatture da ricevere: quale decisione riguarda il costo

Quando manca la fattura alla chiusura, la prima domanda riguarda l’appartenenza dell’onere all’esercizio. L’articolo 2423-bis, primo comma, numero 3, del Codice civile impone di considerare proventi e oneri di competenza indipendentemente dalla data dell’incasso o del pagamento. Il pagamento, da solo, non risolve dunque l’attribuzione temporale del costo.

Nel lavoro sulle fatture da ricevere, il confronto tra contratto, prestazione e periodo serve a ricostruire questa attribuzione. Una descrizione come “servizio di dicembre” è un punto di partenza: bisogna individuare che cosa è stato effettivamente svolto e a quale esercizio si riferisce l’onere. La conclusione contabile resta distinta dalla possibilità di inserire l’IVA nella liquidazione dello stesso periodo.

Anche la competenza fiscale richiede una propria lettura. Per i componenti del reddito d’impresa cui si applica l’articolo 109 del D.P.R. 917/1986, il comma 1 prevede la competenza quando le precedenti disposizioni della stessa sezione non stabiliscono diversamente. Se nell’esercizio non sono ancora certe l’esistenza o la determinabilità obiettiva dell’ammontare, il componente concorre al reddito nell’esercizio in cui tali condizioni si verificano.

Per i servizi, il comma 2, lettera b), collega le spese all’ultimazione della prestazione; per locazione, mutuo, assicurazione e altri contratti con corrispettivi periodici, considera la maturazione dei corrispettivi. Questi criteri individuano l’esercizio fiscale nel loro ambito di applicazione: non dimostrano, da soli, la deducibilità integrale della spesa e non stabiliscono il periodo della detrazione IVA.

Quando nasce il diritto e quando si esercita la detrazione

L’articolo 19, comma 1, del D.P.R. 633/1972 riguarda l’imposta relativa a beni e servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione. Stabilisce che il diritto alla detrazione sorge quando l’imposta diviene esigibile e si esercita alle condizioni esistenti alla nascita del diritto.

Questo significa che la presenza della fattura non dimostra da sola la detraibilità dell’intera imposta. Per esempio, il comma 2 esclude l’imposta relativa ad acquisti afferenti operazioni esenti o comunque non soggette, salvo quanto disposto dall’articolo 19-bis2 del medesimo decreto. La natura dell’impiego dell’acquisto è quindi una condizione sostanziale, distinta dalla correttezza della registrazione.

Quanto ai termini, l’articolo 19, comma 1, prevede l’esercizio del diritto al più tardi con la dichiarazione relativa al secondo anno successivo a quello in cui il diritto è sorto. L’articolo 25 disciplina invece l’annotazione: deve precedere la liquidazione periodica nella quale si esercita la detrazione e avvenire comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa al secondo anno successivo a quello di ricezione della fattura.

I riferimenti temporali sono dunque diversi: nascita del diritto per l’articolo 19, ricezione della fattura per il termine di registrazione dell’articolo 25. Non vanno sostituiti con il solo anno indicato sul documento. Per decidere il trattamento della singola fattura servono entrambe le ricostruzioni, insieme alla liquidazione nella quale il diritto viene esercitato.

Il passaggio tra dicembre e gennaio cambia la regola del 15

L’articolo 1, comma 1, del D.P.R. 100/1998 consente, entro il termine della liquidazione mensile, di esercitare la detrazione relativa ai documenti ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. La stessa disposizione esclude espressamente i documenti di acquisto relativi a operazioni effettuate nell’anno precedente.

Consideriamo un caso ipotetico: un’operazione è effettuata a dicembre; la relativa fattura viene ricevuta a gennaio e annotata entro il 15 gennaio. Quella annotazione non consente di riportare l’IVA nella liquidazione di dicembre attraverso il meccanismo del 15. L’eccezione riguarda proprio il passaggio d’anno, anche se il costo viene attribuito all’esercizio chiuso secondo i criteri applicabili.

Il passaggio risolutivo consiste nel confrontare l’anno di effettuazione dell’operazione con il momento di ricezione e annotazione. Se la ricezione fosse invece avvenuta a dicembre, cambierebbe il presupposto del confronto: andrebbero ricostruiti l’annotazione e il periodo di esercizio del diritto secondo gli articoli 19 e 25. Non sarebbe più corretto trattare il documento come ricevuto a gennaio.

L’effetto economico di questa distinzione riguarda il periodo nel quale l’IVA entra nella liquidazione, con possibili riflessi sul saldo e sulla liquidità. Non equivale a un risparmio d’imposta: il riconoscimento del costo e l’esercizio della detrazione rispondono a criteri differenti.

Percorso di correzione: dalla posta di chiusura alla liquidazione IVA

1. Individua l’errore preciso. Distingui una fattura assente dalla contabilità da una fattura ricevuta a gennaio ma già utilizzata per la detrazione di dicembre. Nel secondo caso il punto da riesaminare è l’applicazione della regola del 15 a un’operazione dell’anno precedente; la competenza del costo resta una decisione separata.
2. Ricostruisci le date che cambiano l’esito. Affianca effettuazione dell’operazione, ricezione e annotazione. Non usare la data stampata sulla fattura come sostituto delle altre. Se manca la prova della ricezione, il risultato operativo è una questione ancora aperta, da chiarire attraverso le evidenze di consegna o ricezione del documento.
3. Confronta separatamente costo e imposta. Per il costo, ricostruisci l’esercizio di competenza e le condizioni applicabili. Per l’IVA, identifica esigibilità, condizioni di detraibilità e liquidazione interessata. Se la fattura è stata ricevuta a gennaio per un’operazione dell’anno precedente, escludi l’anticipazione a dicembre fondata sul meccanismo del 15.
4. Collega la fattura arrivata alla posta già rilevata. Come metodo di lavoro, confronta fornitore, operazione, periodo e importo con la voce delle fatture da ricevere. Questo abbinamento permette di individuare eventuali duplicazioni del costo e differenze tra la rilevazione di chiusura e il documento definitivo.

Il risultato del percorso è una distinzione utilizzabile: costo attribuito all’esercizio sulla base dei criteri pertinenti, IVA ricostruita secondo le proprie condizioni e differenze documentali identificate. Il collegamento può essere conservato nel fascicolo di chiusura annuale della piccola impresa, insieme alla spiegazione degli scostamenti.

Quando affidare allo studio la correzione del caso

Conviene coinvolgere lo studio quando una fattura ricevuta nell’anno successivo è già confluita nella liquidazione precedente, oppure quando non si riesce a distinguere la posta di chiusura dalla successiva registrazione del documento. Se la liquidazione o la dichiarazione interessata è già stata predisposta o presentata, la presa in carico deve comprendere anche l’esame del trattamento già adottato e della correzione applicabile al caso.

Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire il caso concreto confrontando fatture da ricevere, fatture successivamente ricevute, registro acquisti e liquidazioni. Il lavoro professionale può chiarire l’attribuzione del costo, le condizioni della detrazione e gli interventi necessari sulle registrazioni interessate.

Nel primo contatto descrivi la situazione, l’eventuale urgenza effettiva, l’operazione e il periodo interessati; indica inoltre un elenco dei documenti disponibili, senza allegarli. Le modalità di trasmissione saranno da concordare dopo il contatto.

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Fonti e riferimenti

• Codice civile, articolo 2423-bis: competenza nella redazione del bilancio.
• D.P.R. 633/1972, articolo 19: diritto alla detrazione.
• D.P.R. 633/1972, articolo 25: registrazione degli acquisti.
• D.P.R. 100/1998, articolo 1: liquidazioni e documenti ricevuti entro il 15.
• D.P.R. 917/1986, articolo 109: competenza dei componenti del reddito d’impresa.