Costo registrato ma non documentato: quali verifiche prima della deduzione?

Un costo registrato in contabilità non consente, da solo, di definire il suo trattamento nella determinazione del reddito d’impresa. Prima di procedere occorre verificare quale operazione rappresenti, a quale esercizio si riferisca, se l’esistenza del componente sia certa e se l’ammontare sia determinabile in modo obiettivo. Vanno inoltre esaminati l’imputazione al conto economico e i dati disponibili per ricostruire il caso.

Il punto di partenza è negli artt. 83 e 109 del D.P.R. 917/1986: il reddito d’impresa prende avvio dal risultato di conto economico con le variazioni previste dalla disciplina fiscale; per spese e altri componenti negativi opera la regola della competenza, con le condizioni indicate dalla norma. Le sole disposizioni qui considerate non disciplinano un regime documentale o probatorio generale della deduzione: l’analisi va quindi mantenuta sui requisiti espressamente previsti e sugli elementi del caso concreto.

La regola generale nel reddito d’impresa

L’art. 83 del D.P.R. 917/1986 stabilisce che il reddito complessivo è determinato apportando all’utile o alla perdita risultante dal conto economico dell’esercizio chiuso nel periodo d’imposta le variazioni in aumento o in diminuzione conseguenti ai criteri della sezione. Il risultato di bilancio e il reddito imponibile sono quindi grandezze da tenere distinte.

Per i soggetti indicati dallo stesso art. 83, la norma richiama anche i criteri di qualificazione, imputazione temporale e classificazione in bilancio previsti dai rispettivi principi contabili, nei limiti e alle condizioni previste. Per questa ragione la verifica deve individuare anzitutto il soggetto interessato, il bilancio adottato e l’esercizio cui appartiene la registrazione.

La presenza di un importo nel mastrino può essere il punto da cui avviare la ricostruzione, ma non sostituisce l’esame delle regole applicabili al componente negativo e al periodo d’imposta.

Il costo registrato va collegato a un fatto economico

Nel caso di un costo non documentato o documentato in modo incompleto, la prima verifica riguarda l’operazione rappresentata dalla scrittura: acquisizione di un bene, ricezione di un servizio oppure rapporto con corrispettivi periodici. Questa distinzione è decisiva perché l’art. 109 individua momenti di competenza diversi.

La ricostruzione professionale può partire dalla descrizione contabile, dalla controparte eventualmente indicata e dalle date presenti nella scrittura. Fattura, contratto, ordine, corrispondenza, rapporto di attività, documento di consegna o altra documentazione disponibile possono essere ordinati per collegare importo, operazione ed esercizio. Questo lavoro non introduce una regola generale sull’efficacia dei singoli documenti: serve a rendere leggibili i dati da confrontare con l’art. 109.

Competenza, certezza e determinabilità dell’importo

L’art. 109, comma 1, dispone che ricavi, spese e altri componenti positivi e negativi, salvo diversa previsione, concorrono a formare il reddito nell’esercizio di competenza. Quando nell’esercizio di competenza l’esistenza del componente non è ancora certa oppure il suo ammontare non è determinabile in modo obiettivo, il componente concorre nell’esercizio in cui tali condizioni si verificano.

Occorre perciò separare la data di registrazione dalla verifica del periodo di competenza. Una scrittura inserita nel conto economico rende necessario controllare se il fatto economico, l’esistenza del costo e il suo ammontare siano riferibili a quell’esercizio secondo la norma.

Per un costo registrato con importo ancora da chiarire, la questione non è soltanto reperire un documento: è identificare quali elementi consentano di verificare l’ammontare in modo obiettivo. Per un costo registrato in relazione a un’operazione non ancora definita, occorre invece distinguere gli elementi già certi da quelli che restano da accertare.

Il ruolo dell’imputazione al conto economico

L’art. 109, comma 4, prevede in via generale che le spese e gli altri componenti negativi non siano ammessi in deduzione se e nella misura in cui non risultano imputati al conto economico relativo all’esercizio di competenza. La disposizione contempla anche ipotesi espressamente regolate, che richiedono un esame puntuale della loro applicabilità.

La verifica dell’imputazione non esaurisce tuttavia quella della competenza. Per il costo registrato ma non documentato, le domande restano distinte: il componente è stato imputato al conto economico dell’esercizio di competenza? L’operazione si è verificata nel periodo considerato? Esistenza e ammontare erano certi o obiettivamente determinabili?

Quando il costo si riferisce ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi rilevanti ai fini del reddito, va considerato anche il criterio dell’art. 109, comma 5, secondo cui la deducibilità delle spese e degli altri componenti negativi diversi dagli interessi passivi dipende dal loro riferimento a tali attività o beni, nei termini previsti dalla disposizione.

Confronto delle alternative

Acquisizione di beni mobili

Per le spese di acquisizione di beni mobili, l’art. 109, comma 2, lettera a), considera sostenute le spese alla data della consegna o della spedizione. La verifica riguarda quindi l’operazione di acquisizione e gli elementi disponibili sulla consegna o spedizione, da confrontare con l’esercizio in cui il costo è stato rilevato.

Prestazioni di servizi

Per le spese di acquisizione di servizi, l’art. 109, comma 2, lettera b), considera sostenute le spese alla data in cui le prestazioni sono ultimate. Qui la verifica si concentra su ciò che è stato svolto e sul momento di ultimazione, senza sovrapporre automaticamente data della scrittura e momento di competenza.

Contratti con corrispettivi periodici

Per le prestazioni dipendenti da contratti di locazione, mutuo, assicurazione e altri contratti da cui derivano corrispettivi periodici, la stessa disposizione fa riferimento alla data di maturazione dei corrispettivi. Il contratto e le date di maturazione diventano quindi dati da esaminare separatamente rispetto alla registrazione contabile.

Esistenza o importo ancora da verificare

Quando l’esistenza del componente non è certa o l’ammontare non è determinabile in modo obiettivo nell’esercizio di competenza, opera la regola del comma 1 dell’art. 109. In questo caso è necessario identificare con precisione l’elemento mancante e il momento in cui le condizioni richieste dalla norma si sono verificate.

Quali materiali preparare per la verifica

Per consentire una prima lettura ordinata del caso, è utile predisporre il mastrino del conto, la scrittura contabile e il periodo d’imposta interessato. Se disponibili, possono essere affiancati fattura, contratto, ordine, corrispondenza con la controparte, prova della prestazione o della consegna e dati sulle date rilevanti.

I materiali vanno letti per funzione: identificare il fatto economico, verificare la sequenza temporale, confrontare l’importo e individuare l’esercizio di imputazione. Se il tema riguarda una fattura ricevuta vicino alla chiusura dell’esercizio, può essere utile consultare Approfondisci: Fattura ricevuta a cavallo d’anno: in quale esercizio entra il costo nel reddito d’impresa?.

Quando far esaminare il caso allo studio

Una verifica è particolarmente utile prima della chiusura del bilancio o della dichiarazione, oppure quando occorre rispondere a un rilievo relativo alla registrazione del costo. Alessio Ferretti & Partners STP S.r.l. può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto, valutando la ricostruzione dell’operazione e l’applicazione delle disposizioni pertinenti.

Nella prima richiesta è opportuno indicare situazione e urgenza, trasmettendo attraverso il canale del form soltanto quanto necessario: periodo d’imposta, mastrino, fattura o contratto se disponibili, prova della prestazione o della consegna ed eventuale comunicazione ricevuta.

In sintesi

• Il reddito d’impresa è determinato dal risultato di conto economico con le variazioni previste dalla disciplina fiscale.
• La registrazione contabile non sostituisce la verifica del fatto economico e del periodo di competenza.
• Le spese e gli altri componenti negativi seguono, in via generale, la regola della competenza prevista dall’art. 109.
• Se esistenza o ammontare non sono ancora certi o obiettivamente determinabili, rileva il momento in cui tali condizioni si verificano.
• Per beni mobili, servizi e corrispettivi periodici l’art. 109 indica momenti di competenza distinti.
• L’imputazione al conto economico dell’esercizio di competenza è una condizione generale espressamente prevista per spese e componenti negativi, con le ipotesi disciplinate dalla norma.

Contatta lo studio per sottoporre il caso concreto a una prima verifica.

Fonti e riferimenti

• Normattiva, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, art. 83 – Determinazione del reddito complessivo, testo vigente al 24 agosto 2026.
• Normattiva, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917, art. 109 – Norme generali sui componenti del reddito d’impresa, testo vigente al 24 agosto 2026.

Primo contatto senza impegno

Il problema riguarda anche la tua situazione?

Indica il punto da chiarire, l’urgenza e i documenti disponibili. Il primo confronto serve a capire se e come lo studio può aiutarti.

Richiesta riservataPrima lettura professionaleNessun incarico automatico

Sito web

Nome e cognomeEmailTelefonoAzienda (facoltativo)Descrivi il problemaHo letto la privacy policy e autorizzo il trattamento dei dati per essere ricontattato.

Non inviare documenti riservati in questa fase: saranno richiesti solo se necessari.

Invia la richiesta