Il nostro ordinamento prevede l’obbligo per le società di capitali (S.p.a., S.r.l, S.a.p.a) di nomina di un Organo di controllo, il cui operato affianca quello degli amministratori delle società.

Collegio sindacale

Struttura e responsabilità

L’art. 2397 comma 1 c.c. prevede che il Collegio sindacale delle società per azioni sa composto da 3 o 5 membri effettivi (soci o non soci) e due sindaci supplenti.

Il Collegio sindacale o sindaco unico assume principalmente ruolo di garante del buon funzionamento della gestione aziendale, assicurandosi che la società venga amministrata nel rispetto della legge e dell’atto costitutivo, al fine di tutelare non solo il capitale investito dai soci ma anche le ragioni dei creditori sociali che indirettamente finanziano l’impresa e contribuiscono al suo consolidamento. Nelle società di piccole dimensioni (S.r.l.) è possibile che il Consiglio di amministrazione, mediante delibera, incarichi il Collegio sindacale di svolgere anche il controllo contabile (revisione dei conti).

In caso di società con contabilità esternalizzata, deve verificare i presidi organizzativi approntati dalla società per poter garantire e monitorare i flussi informativi. Inoltre, il Collegio sindacale nell’ambito dei propri poteri, ha la facoltà di impugnare le delibere dell’Assemblea, del Consiglio di amministrazione e del Comitato esecutivo.

I doveri dei sindaci sono disciplinati sia dall’art. 2403 c.c. che dall’art. 149 del Testo Unico della Finanza (TUF).
Il codice civile prevede che, in generale, possono essere:

1. verifica dell’osservanza della legge e dello Statuto;
2. verifica del rispetto dei principi di corretta amministrazione;
3. verifica dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e del suo concreto funzionamento.

Il TUF approfondisce invece tali doveri, specificando che l’organo vigila:

1. sulla osservanza della legge e dell’atto costitutivo;
2. sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;
3. sull’adeguatezza della struttura organizzativa della società, limitatamente agli aspetti di competenza del sistema di controllo interno e di quello amministrativo contabile
4. sull’affidabilità del sistema amministrativo contrabile nel rappresentare correttamente i fatti di gestione;
5. sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi;
6. sull’adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate (art. 114, comma 2).

Nomina e requisiti

I primi sindaci vengono nominati nell’atto costitutivo, quindi in sede di costituzione della società, mentre i successivi dall’Assemblea dei soci. I membri del Collegio sindacale devono possedere i requisiti di idoneità, indipendenza e di onorabilità; inoltre, restano in carica per tre anni e possono essere revocati solo per giusta causa. In caso di morte, rinuncia o decadenza di un sindaco subentrano i supplenti (in ordine di età), i quali rimangono in carica fin quando l’Assemblea non provvede a nominare i nuovi sindaci.
Nel caso in cui il Collegio sindacale non espleti la revisione legale dei conti, almeno un membro effettivo ed uno supplente devono essere iscritti nel Registro dei revisori legali. Se i restanti membri non sono iscritti al Registro, allora dovranno essere scelti:

1. fra gli iscritti:
   1. nella sezione A dell’Albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili;
   2. nell’Albo degli Avvocati;
   3. nell’Albo dei Consulenti del Lavoro;
2. fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche;
3. fra gli iscritti nel Registro dei Revisori legali.

Un caso particolare: nomina del Sindaco unico

Le funzioni del Collegio sindacale sono esercitate da un sindaco unico qualora la società rispetti i parametri per la redazione del bilancio abbreviato ex art. 2435-bis e lo statuto non disponga diversamente. Il sindaco unico viene scelto tra i revisori legali iscritti nell’apposito registro. La possibilità di nomina del sindaco unico sussiste anche per le società a responsabilità limitata ed è prevista dalla L. 220/2010.

Revisore legale o società di revisione

L’art 2409 bis. c.c. disciplina due possibilità per quanto concerne la revisione legale dei conti, che può essere affidata a un esperto o a una società di revisione legale che sia iscritta nel registro di quelle autorizzate.

Responsabilità

Il revisore legale si occupa del controllo di tutta la documentazione relativa a entrate e uscite aziendali. Le sue responsabilità sono:

1. esprimere il proprio giudizio sul bilancio, redigendo l’apposita relazione, la quale contiene il suo giudizio imparziale e la descrizione dell’attività di revisione da lui effettuata;
2. nel corso dell’esercizio, verificare periodicamente che la contabilità sociale sia tenuta regolarmente;
3. verificare il bilancio di esercizio, assicurandosi che i fatti di gestione nelle scritture contabili siano correttamente rilevati e che le stesse rispettino la normativa vigente.

Le società di ridotte dimensioni esternalizzano spesso la tenuta della contabilità e i connessi adempimenti, affidandosi a uno studio professionale. In tal caso il Revisore Legale deve avvalersi dei servizi del professionista nelle proprie attività operative, al fine di comprendere in che modo l’impresa esternalizzi l’attività e quindi:

1. la natura e la rilevanza per l’impresa dei servizi prestati dallo studio del professionista;
2. il livello di interazione tra le attività dello studio e quelle dell’impresa utilizzatrice;
3. la natura del rapporto tra impresa e studio, inclusi i termini contrattuali.

Quando sussiste l’obbligo di nomina dell’organo di controllo?

La nomina è obbligatoria qualora si sia superato, per due esercizi consecutivi, almeno uno dei seguenti limiti:

1. attivo patrimoniale: euro 4.000.000;
2. ricavi: euro 4.000.000;
3. dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 20 unità.

Inoltre, la nomina è sempre obbligatoria se la società:

1. è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
2. controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti.

L’obbligo di nomina cessa quando, per tre esercizi consecutivi, non sia stato superato alcuno dei citati requisiti.

L’art. 106 del decreto-legge contiene specifiche norme in materia di svolgimento delle assemblee di società. Il primo comma dice che in deroga a quanto previsto dagli artt. 2364, co. 2, e 2478-bis del Codice civile che prevedono la convocazione dell’assemblea ordinaria entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, questa, data la situazione di estrema emergenza epidemiologica da COVID-19, è convocata entro 180 giorni.

In data 17 marzo 2020 è entrato in vigore il decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18, recante “Misure di potenziamento del Servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”.

L’art. 106 del decreto-legge contiene specifiche norme in materia di svolgimento delle assemblee di società. Il primo comma dice che in deroga a quanto previsto dagli artt. 2364, co. 2, e 2478-bis del Codice civile che prevedono la convocazione dell’assemblea ordinaria entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, questa, data la situazione di estrema emergenza epidemiologica da COVID-19, è convocata entro 180 giorni.

Le società per azioni (S. P. A. ), le società in accomandita per azioni (S. A. P. A), le società a responsabilità limitata (S. R. L), le società cooperative e le mutue assicuratrici, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie, possono prendere in considerazione l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza. Possono inoltre contemplare che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi del diritto di voto senza che si trovino il presidente, il segretario e il notaio nel medesimo luogo.

Le società a responsabilità limitata, inoltre, possono consentire che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Per quanto riguarda le società con azioni quotate, queste possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’art. 135-undicies del decreto legislativo 58/1998 anche nel caso in cui lo statuto disponga diversamente. Quindi, secondo quanto riportato dal menzionato articolo:” Le società con azioni quotate designano per ciascuna assemblea un soggetto al quale i soci possono conferire, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l’assemblea, anche in convocazione successiva alla prima, una delega con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all’ordine del giorno. La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. ” Oltre a ciò, tali società possono prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in assemblea di svolga solo ed esclusivamente tramite il rappresentante designato, al quale possono essere conferite deleghe o subdeleghe.

Le disposizioni dell’art. 106 si applicano alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 o entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza dell’epidemia da COVID-19.

Quindi la convocazione dell’assemblea è rimandata al 30 giugno 2020, l’approvazione del bilancio al 30 agosto 2020 e il deposito del bilancio deve essere effettuato entro il 30 settembre 2020.

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