In un contesto normativo in continua evoluzione, il rischio di errori o inadempimenti è sempre dietro l’angolo, con conseguenze potenzialmente pesanti: cancellazione dell’incarico, sanzioni amministrative e problematiche operative per la gestione dell’impresa. Per questo motivo, la Nota congiunta Unioncamere – Notariato del 25 settembre 2025 si pone come documento chiave per fare chiarezza su requisiti soggettivi e oggettivi legati all’obbligo del domicilio digitale degli amministratori.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio i contenuti della nota, i dubbi più diffusi tra gli amministratori e le società, e soprattutto vedremo come mettersi in regola in modo semplice e senza rischi.

Requisiti oggettivi 

Il nuovo obbligo introdotto dall’art. 1, comma 860, della Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), prevede che gli amministratori di società debbano indicare il proprio domicilio digitale, ovvero un indirizzo PEC personale e univocamente riconducibile al soggetto, al momento dell’iscrizione o della variazione della carica nel Registro delle Imprese.

La norma si applica solo in presenza di due requisiti oggettivi fondamentali:

1. Svolgimento di attività d’impresa

2. Costituzione in forma societaria

Restano quindi escluse le società che, pur avendo forma societaria, non esercitano attività di impresa (come le STP – Società tra professionisti, le STA – Società tra avvocati, e le società di mutuo soccorso). Analogamente, sono esclusi i consorzi, gli enti collettivi non societari, e i contratti di rete.

Sotto il profilo soggettivo, il nuovo obbligo si applica a tutti gli amministratori di società, anche se non operativi o privi di deleghe. Rientrano anche i liquidatori, in quanto equiparati agli amministratori delle società in fase di liquidazione. Non sono invece tenuti a indicare il proprio domicilio digitale i procuratori, direttori generali, e i preposti di società estere con sede secondaria in Italia.

Infine, la decorrenza dell’obbligo è fissata al 1° gennaio 2025 e riguarda ogni richiesta di nomina, conferma, rinnovo o modifica delle cariche sociali presentata a partire da tale data, anche se relativa a società già costituite. Per gli amministratori già in carica prima del 1° gennaio, la comunicazione della PEC non ha una scadenza prefissata e può avvenire senza il pagamento dei diritti di segreteria.

Quale PEC devono indicare gli amministratori

Uno dei punti più rilevanti della Nota Unioncamere–Notariato del 25 settembre 2025 riguarda proprio le modalità con cui gli amministratori possono assolvere all’obbligo di indicazione del domicilio digitale personale. Il documento chiarisce infatti che, ai sensi dell’art. 43 del Codice Civile, il domicilio digitale ha la stessa validità legale del domicilio fisico, e può essere considerato un “luogo” ufficiale per la ricezione di comunicazioni con valore legale.

Ma quale PEC si può indicare? Le opzioni ammesse sono quattro, e tutte valide purché rispettino un requisito fondamentale: il domicilio digitale deve essere univocamente riferibile all’amministratore o liquidatore.

Ecco le possibilità:

1. Indicare la propria PEC personale, già attiva e intestata all’amministratore.

2. Usare la stessa PEC personale per più incarichi: è ammesso, ad esempio, utilizzare un’unica PEC se si è amministratori di più società.

3. Utilizzare PEC differenti per ciascun incarico, a seconda delle preferenze o delle strategie organizzative.

4. Eleggere domicilio speciale digitale presso la PEC della società, in base all’art. 47 c.c., a condizione che sia una scelta esplicita e documentata.

Non è invece ammessa l’indicazione di una PEC intestata a un’altra persona o società, né tantomeno quella di un altro amministratore. La PEC deve sempre essere direttamente riconducibile all’amministratore interessato.

Questo chiarimento risulta particolarmente utile per evitare errori comuni, come l’uso indiscriminato della PEC aziendale o la condivisione di un’unica casella tra più soggetti, pratiche che non sono conformi al dettato normativo.

Errori comuni e sanzioni

Nonostante i chiarimenti normativi e le semplificazioni operative, sono ancora molti gli amministratori che sottovalutano l’importanza del nuovo obbligo di comunicazione del domicilio digitale. E proprio per questo, è fondamentale conoscere quali errori evitare e quali conseguenze possono derivare da un’inadempienza.

Gli errori più frequenti:

• Indicare una PEC aziendale come domicilio digitale personale: non è ammessa, a meno che non vi sia una specifica elezione di domicilio speciale ai sensi dell’art. 47 c.c.

• Utilizzare una PEC condivisa con altri soci o amministratori, compromettendo l’univocità richiesta dalla normativa.

• Omettere completamente la comunicazione della PEC al momento della nomina o della modifica della carica.

• Comunicare una PEC inattiva, scaduta o mai attivata, rendendo di fatto impossibile la ricezione di comunicazioni ufficiali.

Le conseguenze:

• Rigetto della pratica di nomina da parte del Registro delle Imprese, con conseguente impossibilità di formalizzare l’incarico.

• Sanzioni amministrative pecuniarie previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dal d.lgs. n. 231/2007, oltre a eventuali conseguenze civili in caso di mancata ricezione di atti ufficiali.

• Annullamento della nomina o della variazione se la comunicazione è considerata nulla per difetto di legittimità.

• Impossibilità di esercitare i poteri previsti dallo statuto, in attesa della regolarizzazione.

Il domicilio digitale non è più una formalità: si tratta di un vero e proprio requisito legale, indispensabile per esercitare la carica. Ignorarlo significa esporsi a rischi concreti, sia per la persona fisica che per l’intera società.

Guida pratica

Per mettersi in regola con l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale, ogni amministratore di società deve attivare una casella di posta elettronica certificata (PEC) a titolo personale. Non basta, infatti, disporre di una PEC aziendale o condivisa: la normativa richiede espressamente che la casella sia univocamente riconducibile alla persona fisica e attiva presso un gestore accreditato.

I requisiti della PEC valida ai fini dell’obbligo:

• Deve essere intestata direttamente all’amministratore, con indicazione del nome e cognome nel contratto di attivazione.

• Deve essere attiva presso un gestore autorizzato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), il cui elenco è consultabile online.

• Deve essere funzionante, monitorata e accessibile: la PEC inattiva o non consultata equivale alla mancata comunicazione.

• Può anche essere utilizzata per più incarichi societari, purché rimanga riferibile in modo esclusivo al titolare.

Come attivarla in pochi passaggi:

1. Scegliere un provider certificato (es. Aruba, Legalmail, Register.it, PEC.it, etc.).

2. Compilare il modulo di richiesta inserendo i propri dati personali e allegando un documento d’identità.

3. Attivare la casella PEC e conservarne le credenziali in modo sicuro.

4. Verificare il corretto funzionamento e fare un test di invio/ricezione.

Una volta ottenuta, la PEC va comunicata in sede di nomina o variazione dell’amministratore, tramite le pratiche ordinarie al Registro delle Imprese. Ricordiamo che per chi era già in carica al 1° gennaio 2025, la comunicazione può avvenire in qualsiasi momento, senza costi di segreteria.

Consiglio professionale: anche se non obbligatorio, è utile mantenere la PEC personale separata da quella aziendale, per garantire piena trasparenza e tracciabilità delle comunicazioni individuali.

Casi particolari 

Non tutte le società e non tutti gli amministratori sono soggetti all’obbligo di comunicazione del domicilio digitale previsto dalla Legge di Bilancio 2025. La Nota Unioncamere–Notariato chiarisce infatti in modo puntuale quali sono le esclusioni oggettive e soggettive, aiutando professionisti e imprese a evitare adempimenti inutili o errati.

1. Esclusioni oggettive: quando la società è fuori dall’obbligo

L’obbligo si applica solo in presenza congiunta di due condizioni:

• La forma giuridica societaria (s.r.l., s.p.a., s.a.p.a., società di persone, ecc.)

• Lo svolgimento effettivo di attività d’impresa

Di conseguenza, sono escluse:

• Le STP – Società tra professionisti, che esercitano attività professionale e non d’impresa.

• Le STA – Società tra avvocati, con struttura societaria ma finalità ordinistiche.

• Le società di mutuo soccorso, il cui scopo è mutualistico e non commerciale.

• I consorzi e gli enti collettivi non societari, pur se svolgono attività imprenditoriale.

• I contratti di rete, che non hanno personalità giuridica autonoma.

2. Esclusioni soggettive: chi non è tenuto alla comunicazione

Anche dal punto di vista soggettivo vi sono figure escluse dall’obbligo. In particolare:

• I procuratori speciali o generali della società.

• I direttori generali o altri soggetti con funzioni operative ma non amministratori.

• I preposti di società estere che operano tramite sede secondaria in Italia.

In questi casi, l’eventuale indicazione della PEC personale non è richiesta e non deve essere inserita nelle pratiche al Registro delle Imprese. Fare attenzione a queste eccezioni evita inutili rigetti o richieste di integrazione da parte delle Camere di Commercio.

Vantaggi pratici e strategici 

Sebbene il nuovo obbligo sulla PEC personale per gli amministratori sia stato introdotto dalla normativa, è importante sottolineare come il domicilio digitale non rappresenti solo un adempimento burocratico, ma anche uno strumento utile di gestione e protezione personale.

1. Maggiore tracciabilità e sicurezza

Con una PEC personale dedicata, l’amministratore ha la garanzia che ogni comunicazione ufficiale – da parte di pubbliche amministrazioni, enti di controllo, camere di commercio o terzi – arrivi direttamente a lui, senza passaggi intermedi. Questo riduce rischi di disguidi o di mancata conoscenza di atti rilevanti, con conseguente maggiore tutela giuridica.

2. Separazione dei ruoli e delle responsabilità

Disporre di un domicilio digitale personale consente di separare nettamente l’ambito personale da quello societario, evitando sovrapposizioni che possono creare confusione, specialmente in situazioni complesse o in caso di contenziosi.

3. Gestione semplificata di più incarichi

Per chi ricopre cariche in più società, avere una unica PEC personale utilizzabile per più nomine semplifica la gestione, mantenendo una sola casella da monitorare. In alternativa, è possibile organizzarsi con caselle separate per incarichi differenti, mantenendo sempre ordine e trasparenza.

4. Ottimizzazione della compliance e della reputazione professionale

Adeguarsi prontamente all’obbligo trasmette un’immagine di precisione, serietà e attenzione normativa, qualità fondamentali per chi esercita ruoli fiduciari e di rappresentanza all’interno delle società.

In sintesi, il domicilio digitale non è solo un indirizzo PEC, ma un vero e proprio strumento di lavoro e di protezione personale, che può fare la differenza nella gestione quotidiana del ruolo di amministratore.

Checklist operativa 

Adeguarsi all’obbligo di comunicazione del domicilio digitale personale per gli amministratori di società può sembrare complicato, ma in realtà si tratta di un adempimento che può essere gestito con ordine e attenzione. Di seguito proponiamo una checklist operativa, utile sia agli amministratori sia ai consulenti e intermediari incaricati della gestione societaria.

Checklist per amministratori:

1. Verifica se sei soggetto all’obbligo

   • Sei amministratore o liquidatore di una società che esercita attività d’impresa?

   • La tua nomina o modifica è avvenuta dal 1° gennaio 2025 in poi?
     Se sì, sei obbligato a indicare il domicilio digitale.

2. Controlla se disponi già di una PEC personale

   • È intestata a te personalmente?

   • È attiva, funzionante e presidiata?

   • Non è condivisa con altri?
     In caso contrario, procedi alla sua attivazione.

3. Decidi quale domicilio digitale indicare

   • PEC personale unica per tutti gli incarichi?

   • PEC diversa per ogni carica?

   • Elezione di domicilio speciale digitale presso la PEC della società?

4. Comunica la PEC al Registro Imprese

   • Tramite il professionista incaricato o con pratica telematica (ComUnica).

   • Ricorda: per chi era già in carica prima del 1° gennaio 2025, la comunicazione non ha scadenza e non comporta costi di segreteria.

5. Mantieni aggiornata la PEC

   • Cambi gestore? Cambia PEC? Devi aggiornare il dato.

   • Verifica periodicamente la funzionalità della casella.

Attenzione:

• Non utilizzare PEC aziendali se non espressamente eletto domicilio speciale.

• Non usare PEC di altri amministratori o di altre società.

• Non lasciare il campo “domicilio digitale” vuoto nelle pratiche post-1° gennaio 2025.

Seguire questi passaggi ti consente non solo di evitare sanzioni o rigetti delle pratiche, ma anche di operare in piena trasparenza e legalità.

Conclusione

L’introduzione dell’obbligo di comunicazione del domicilio digitale personale per gli amministratori di società, in vigore dal 1° gennaio 2025, rappresenta un passaggio normativo importante nel processo di digitalizzazione della governance societaria in Italia. Grazie ai chiarimenti forniti dalla Nota congiunta Unioncamere–Notariato del 25 settembre 2025, è ora possibile comprendere con precisione a chi si applica l’obbligo, quali PEC indicare e quali errori evitare.

Per gli amministratori si tratta di un adempimento da non trascurare, pena rigetti delle pratiche, sanzioni e rischi legali. Ma allo stesso tempo è un’occasione per rafforzare la propria posizione professionale, migliorare la gestione documentale e assicurare una migliore tracciabilità e trasparenza nei rapporti con la società, gli enti pubblici e i terzi.

Gli studi professionali sono chiamati a informare e supportare i propri clienti, assicurandosi che ogni nomina o variazione successiva al 1° gennaio 2025 sia corredata da una PEC personale valida e conforme ai requisiti normativi.

In conclusione, dotarsi di un domicilio digitale personale non è più una scelta, ma una responsabilità: chi si adegua per tempo non solo rispetta la legge, ma protegge sé stesso e la società che rappresenta.

Questo nuovo obbligo, apparentemente semplice, ha generato molti dubbi tra professionisti e imprese. È importante capire di cosa si tratta, chi è obbligato, quali sono le sanzioni previste, e come mettersi in regola per evitare multe o irregolarità nei confronti del Registro Imprese.

Ma perché è stato introdotto questo obbligo? Quali dati devono essere comunicati? E soprattutto: cosa succede se non si adempie entro il termine? In questo articolo analizziamo nel dettaglio la normativa, i chiarimenti del MIMIT, e ti diamo una guida pratica per metterti in regola in modo semplice e veloce.

PEC Amministratori di Società

Il nuovo obbligo per gli amministratori di società nasce dalla modifica dell’art. 5, comma 1, del DL 179/2012, introdotta dal comma 860 della Legge di Bilancio 2023. La novità impone agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria di comunicare e iscrivere nel Registro Imprese un indirizzo PEC personale. Si tratta di un’estensione significativa dell’uso della Posta Elettronica Certificata, pensata per garantire tracciabilità, trasparenza e sicurezza nelle comunicazioni ufficiali tra Pubblica Amministrazione e soggetti con cariche societarie.

La ratio della norma, come indicato nella relazione illustrativa, è duplice: da un lato, semplificare i canali di comunicazione digitale con la PA; dall’altro, uniformare l’obbligo di PEC già esistente per le imprese, estendendolo anche agli amministratori.

Tuttavia, l’assenza di un termine di adempimento esplicito ha creato inizialmente confusione interpretativa. Le Camere di Commercio si sono mosse in autonomia finché il MIMIT, con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, ha indicato come termine temporaneo il 30 giugno 2025 per le società costituite prima del 1° gennaio 2025. In assenza della PEC personale, le pratiche di iscrizione o di nomina di amministratori sarebbero sospese o rigettate.

Successivamente, a fronte delle difficoltà operative segnalate dal sistema camerale, il Ministero ha ufficializzato, con la nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025, il rinvio definitivo al 31 dicembre 2025, dando così più tempo alle imprese per adeguarsi.

Nuove istruzioni 

La nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025 rappresenta un passaggio fondamentale per chiarire definitivamente l’ambito applicativo e le modalità operative dell’obbligo PEC per gli amministratori. In particolare, il Ministero ha riconosciuto l’emersione di criticità segnalate da tutto il territorio nazionale, soprattutto a causa di prassi difformi tra le varie Camere di Commercio e della mancanza di un termine normativo esplicito.

La Direzione Generale del Ministero ha ribadito che, in assenza di un termine fissato dalla legge, si era provvisoriamente stabilito il 30 giugno 2025, sulla base di una “ragionevole interpretazione” volta a tutelare imprese e professionisti. Tuttavia, a causa della coincidenza con altri adempimenti rilevanti, come quelli legati all’approvazione dei bilanci annuali, e alla luce delle richieste di proroga avanzate da associazioni, ordini professionali e Camere di Commercio, è stata disposta la traslazione ufficiale del termine al 31 dicembre 2025.

La nota sottolinea l’intento di uniformare l’attuazione della norma su tutto il territorio nazionale, evitando che interpretazioni locali diverse creino confusione o disparità di trattamento. Restano comunque confermate tutte le altre istruzioni operative già fornite con la precedente circolare ministeriale del 12 marzo (prot. n. 43836/2025), inclusa la possibilità per le Camere di sospendere le pratiche prive di PEC personale dell’amministratore e rigettarle in caso di mancata regolarizzazione entro 30 giorni.

Questa nuova scadenza offre alle imprese un margine di tempo prezioso per adeguarsi senza affanno, ma non va sottovalutata: il rischio è quello di vedere sospese o respinte le domande per nomine o modifiche societarie se non conformi.

Guida operativa 

Per adempiere correttamente all’obbligo previsto dal nuovo art. 5, comma 1 del DL 179/2012, modificato dalla Legge 197/2022, le società devono provvedere all’iscrizione del domicilio digitale (PEC) personale di ogni amministratore nel Registro delle Imprese.

Ecco i passaggi operativi da seguire:

1. Verifica della PEC personale dell’amministratore:
   La PEC da comunicare deve essere riconducibile esclusivamente all’amministratore, non può essere quella dell’impresa né una casella condivisa. Deve essere attiva, funzionante e intestata all’amministratore stesso.

2. Accesso al portale del Registro Imprese:
   La comunicazione va effettuata tramite il portale ufficiale https://www.registroimprese.it, accedendo con SPID, CNS o firma digitale.

3. Compilazione della pratica telematica:
   È necessario creare una pratica telematica utilizzando il software ComUnica o DIRE, indicando l’indirizzo PEC personale di ciascun amministratore da iscrivere o aggiornare.

4. Firma digitale e invio:
   La pratica deve essere firmata digitalmente da un soggetto abilitato (es. amministratore o professionista incaricato) e inviata alla Camera di Commercio competente.

5. Costi e tempistiche:
   Come chiarito dal MIMIT, l’iscrizione o aggiornamento della PEC dell’amministratore è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria, rendendo l’adempimento completamente gratuito. L’aggiornamento avviene generalmente entro pochi giorni lavorativi.

6. Controllo dello stato della pratica:
   Dopo l’invio, è consigliabile verificare l’accettazione della pratica tramite il sistema di protocollazione del Registro Imprese o tramite PEC di conferma.

Attenzione: in caso di nomina o sostituzione di un amministratore, la pratica di iscrizione sarà considerata incompleta senza l’inserimento della sua PEC personale, con conseguente sospensione e possibile rigetto.

Chi è obbligato

L’obbligo di comunicazione della PEC personale degli amministratori riguarda tutte le società costituite in forma societaria, ovvero:

• Società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.A.)

• Società di persone (S.n.c. e S.a.s.)

• Società cooperative

• Consorzi con attività esterna

Rientrano nell’obbligo tutti gli amministratori in carica, siano essi nominati prima o dopo l’entrata in vigore della norma. Anche in caso di rinnovo della carica o di nuova nomina, la PEC personale dell’amministratore va comunicata o aggiornata contestualmente alla pratica presso il Registro delle Imprese.

Sono esclusi dall’obbligo:

• I liberi professionisti (già tenuti alla comunicazione PEC all’Albo professionale)

• Le imprese individuali (già obbligate a dotarsi di PEC dal 2020)

• Gli amministratori di enti non societari (es. associazioni riconosciute/non riconosciute, fondazioni)

 Sanzioni e conseguenze del mancato adempimento

Il mancato rispetto dell’obbligo non comporta sanzioni pecuniarie immediate, ma ha conseguenze operative rilevanti:

• Le pratiche di iscrizione, modifica o cessazione degli amministratori saranno sospese se prive della PEC.

• Se la società non integra la pratica entro 30 giorni, la Camera di Commercio può procedere al rigetto della domanda.

• La mancata iscrizione della PEC può rendere l’azienda irregolare nei confronti del Registro Imprese, con potenziali ripercussioni anche per partecipazione a gare, bandi o richieste di contributi pubblici.

In sintesi: nessuna multa, ma blocco delle pratiche. Un rischio da evitare con una procedura semplice e gratuita.

Vantaggi 

Sebbene l’obbligo della PEC personale per gli amministratori possa apparire come un’ulteriore formalità burocratica, in realtà rappresenta un importante passo avanti nella digitalizzazione dei rapporti tra imprese e pubblica amministrazione. I vantaggi, infatti, sono sia pratici che strategici:

• Maggiore tracciabilità delle comunicazioni: la PEC personale dell’amministratore consente una gestione più sicura e diretta delle notifiche da parte di enti pubblici, tribunali o autorità fiscali.

• Separazione netta tra la sfera societaria e quella personale: ogni amministratore ha una propria PEC, distinta da quella dell’azienda, evitando confusione e migliorando l’organizzazione interna.

• Riduzione degli errori procedurali: l’inserimento della PEC è condizione necessaria per l’accettazione delle pratiche presso il Registro Imprese. Avere tutto in ordine evita ritardi o blocchi nelle pratiche societarie.

• Facilitazione nei rapporti con la PA: molti enti stanno progressivamente adottando la PEC come canale esclusivo di comunicazione, rendendola di fatto obbligatoria anche nei rapporti con INPS, Agenzia Entrate, INAIL, ecc.

Consigli pratici per evitare problemi:

• Non aspettare dicembre: la finestra per l’adempimento è aperta già da ora. Meglio agire in anticipo ed evitare il caos degli ultimi giorni.

• Verifica che ogni amministratore abbia una PEC personale attiva e valida.

• Contatta il tuo commercialista o consulente di fiducia per delegare l’invio della pratica, oppure utilizza i software ufficiali come DIRE o ComUnica.

• Controlla la ricevuta di protocollazione della pratica per assicurarti che l’adempimento sia stato registrato correttamente.

Adeguarsi in anticipo non solo evita problemi e sospensioni, ma dimostra anche un approccio moderno, digitale e conforme alla normativa vigente.

Casi pratici 

Il nuovo obbligo solleva diversi dubbi soprattutto nei casi non standard, in cui non è immediatamente chiaro come procedere. Di seguito alcuni scenari pratici frequenti che meritano chiarimento.

Società con più amministratori

In presenza di più amministratori in carica, ogni singolo soggetto deve avere una PEC personale iscritta nel Registro Imprese. Non è sufficiente la PEC di uno solo. In caso di amministrazione congiunta o disgiunta, l’obbligo è comunque individuale.

Nuova nomina di un amministratore

Quando si nomina un nuovo amministratore dopo il 1° gennaio 2025, l’obbligo di comunicazione della sua PEC personale scatta immediatamente e deve essere inserita contestualmente alla domanda di nomina. Se assente, la Camera di Commercio sospenderà la pratica.

Rinnovo della carica

Il rinnovo della carica di un amministratore già presente in società impone comunque la verifica dell’indirizzo PEC: se assente o non aggiornato, va comunicato prima del deposito della pratica.

PEC scaduta o disattivata

Se la PEC comunicata risulta non funzionante (es. dominio scaduto, casella piena, inattiva), l’iscrizione è considerata irregolare. È obbligatorio aggiornare l’indirizzo.

Società neocostituite

Per le società costituite dal 1° gennaio 2025 in poi, la PEC degli amministratori va inserita subito all’atto della costituzione, pena la non accettazione della domanda da parte del Registro Imprese.

Questi casi evidenziano quanto sia importante avere una strategia di controllo e aggiornamento continuo dei dati digitali societari, possibilmente sotto la supervisione di un commercialista.

Riferimenti normativi 

Per comprendere pienamente l’obbligo della PEC personale per gli amministratori di società, è fondamentale conoscere le fonti normative e interpretative che ne regolano l’applicazione.

Articolo 5, comma 1, del Decreto Legge 179/2012

È la norma originaria che ha introdotto l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale per le imprese. È stata recentemente modificata dalla Legge di Bilancio 2023.

Comma 860, Legge 29 dicembre 2022, n. 197 (Legge di Bilancio 2023)

Introduce esplicitamente l’obbligo di comunicazione anche per gli amministratori delle società, estendendo quanto già previsto per le imprese e imponendo l’iscrizione della PEC personale al Registro Imprese.

Nota MIMIT n. 43836 del 12 marzo 2025

Primo chiarimento ministeriale sull’interpretazione della norma. Specifica l’obbligo anche per le società già costituite e fissa provvisoriamente il termine per l’adempimento al 30 giugno 2025.

Nota MIMIT n. 654 del 25 giugno 2025

Documento fondamentale: recepisce le criticità sollevate da professionisti e Camere di Commercio e proroga ufficialmente il termine di adempimento al 31 dicembre 2025. Conferma inoltre tutte le indicazioni operative precedenti.

Articolo 10 delle “Disposizioni sulla legge in generale” (Premesse al Codice Civile)

Utilizzato come riferimento interpretativo per determinare l’entrata in vigore dell’obbligo in mancanza di una data esplicita nella legge.

Questi riferimenti sono essenziali per chi vuole approfondire tecnicamente la norma, o per chi, da professionista, deve supportare i clienti nell’adempimento.

Conclusione 

L’obbligo di comunicare la PEC personale degli amministratori al Registro Imprese non è solo un adempimento formale: è un segnale chiaro della direzione intrapresa dal legislatore verso la digitalizzazione integrale del sistema imprenditoriale italiano.

Grazie alla proroga al 31 dicembre 2025, le imprese hanno ottenuto più tempo, ma non per questo devono abbassare la guardia. Adeguarsi subito consente di:

• Evitare blocchi alle pratiche societarie

• Prevenire problemi tecnici e interpretativi dell’ultimo minuto

• Dimostrare conformità e trasparenza nei confronti della PA e degli stakeholder

Il supporto di un commercialista esperto o di un consulente digitale è oggi più che mai fondamentale per garantire una gestione ordinata degli adempimenti digitali, soprattutto in presenza di più amministratori, PEC inattive o situazioni complesse.

In un contesto normativo sempre più articolato, dove l’identità digitale diventa requisito obbligatorio per operare correttamente, adeguarsi in anticipo significa non solo evitare problemi, ma anche rafforzare l’affidabilità della propria impresa.

Questa misura non deve essere vista come un semplice adempimento formale, ma come un’opportunità per modernizzare e rendere più sicura la comunicazione tra imprese, amministratori e Pubblica Amministrazione. La PEC personale degli amministratori garantirà un canale diretto e ufficiale per la ricezione di notifiche, comunicazioni e atti legali con pieno valore giuridico.

Nel corso di questo articolo, analizzeremo chi è obbligato, quali sono le sanzioni, come ottenere e registrare correttamente la PEC e offriremo consigli pratici per gestire in modo efficace il proprio domicilio digitale, evitando errori e spiacevoli conseguenze.

PEC personale

L’obbligo di dotarsi di una PEC personale non riguarda più soltanto le imprese, ma si estende direttamente agli amministratori di società, che dovranno registrare il proprio domicilio digitale individuale presso il Registro delle Imprese entro il 30 giugno 2025. La novità è stata introdotta dal decreto attuativo del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in conformità con i recenti aggiornamenti normativi volti alla tracciabilità e digitalizzazione dei soggetti con poteri decisionali all’interno delle aziende.

L’obbligo riguarda tutte le forme societarie iscritte al Registro delle Imprese, comprese:

• Società di capitali (S.r.l., S.p.A., S.a.p.a.)

• Società di persone (S.n.c., S.a.s.)

• Altri enti collettivi che prevedono una figura di amministratore iscritto

• Società cooperative e consorzi

Ogni amministratore dovrà attivare un indirizzo PEC univoco, personale e distinto da quello dell’azienda. Questo significa che chi ricopre il ruolo di amministratore in più società potrà utilizzare lo stesso indirizzo PEC personale per tutte le cariche, ma non potrà usare l’indirizzo PEC dell’impresa rappresentata.

Inoltre, per le nuove società costituite dal 1° gennaio 2025 in poi, l’indirizzo PEC dell’amministratore dovrà essere comunicato già in fase di iscrizione al Registro. In caso di variazione o nomina di nuovi amministratori, la comunicazione del relativo domicilio digitale dovrà avvenire contestualmente alla registrazione dell’atto.

L’obbligo della PEC

L’introduzione dell’obbligo della PEC personale per gli amministratori nasce dall’esigenza di rendere più trasparenti, sicure e tracciabili le comunicazioni ufficiali tra imprese, pubblica amministrazione e soggetti istituzionali. In passato, la mancanza di un canale digitale diretto tra enti e persone fisiche con responsabilità legale ha causato disguidi, ritardi nelle notifiche e difficoltà nei controlli da parte degli organi ispettivi.

Con questa misura, il legislatore intende colmare un vuoto normativo e rafforzare la responsabilità diretta degli amministratori, rendendo più difficile l’elusione di obblighi fiscali, amministrativi e legali. La PEC personale diventa quindi il domicilio digitale ufficiale dell’amministratore, con pieno valore giuridico ai fini della ricezione di comunicazioni, avvisi e atti pubblici.

L’obbligo è parte integrante del percorso di digitalizzazione della PA e del sistema imprenditoriale italiano, promosso anche attraverso il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR). Un altro obiettivo centrale è il contrasto alle società fittizie o irreperibili, spesso utilizzate per finalità illecite e fuori dai radar del fisco.

Oltre al rafforzamento del controllo, l’introduzione della PEC personale consentirà di snellire la burocrazia: gli atti ufficiali potranno essere notificati in tempo reale, senza ricorrere a raccomandate o notifiche cartacee, con una significativa riduzione dei costi operativi per imprese e istituzioni.

Sanzioni per chi non comunica la PEC

Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione della PEC personale da parte degli amministratori comporterà sanzioni economiche e possibili limitazioni operative per le imprese interessate. A vigilare sul corretto adempimento saranno le Camere di Commercio, attraverso il Registro delle Imprese, che avrà il potere di irrogare le sanzioni e segnalare eventuali irregolarità.

Le sanzioni amministrative previste sono:

• Per le società: da 206 a 2.064 euro, ai sensi dell’art. 2630 del Codice Civile, in caso di omessa o tardiva comunicazione.

• Per le imprese individuali: da 30 a 1.548 euro, come previsto dall’art. 2194 c.c., qualora non venga aggiornato il domicilio digitale.

Ma le conseguenze non si limitano all’aspetto economico. Un’impresa con amministratori non in regola potrebbe:

• Non ricevere notifiche ufficiali, con il rischio di perdere scadenze fiscali, avvisi di accertamento o comunicazioni urgenti da parte di enti pubblici.

• Subire blocchi nelle operazioni societarie, come la sospensione dell’iscrizione di atti, modifiche statutarie o variazioni di carica.

• Rallentare le pratiche amministrative, ad esempio durante un cambio di amministratore o nella costituzione di una nuova società.

L’assenza o l’inattività della PEC non rappresenta solo una violazione normativa, ma anche un fattore di rischio gestionale. Per questo motivo, è fondamentale procedere per tempo alla creazione, attivazione e registrazione del proprio domicilio digitale, evitando improvvisazioni dell’ultimo minuto.

Come ottenere e registrare la PEC

Per mettersi in regola con l’obbligo entro la scadenza del 30 giugno 2025, ogni amministratore dovrà attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata personale e procedere alla sua registrazione presso il Registro delle Imprese. Si tratta di un processo relativamente semplice, che può essere completato in pochi passaggi. Ecco cosa fare:

1. Scegliere un provider PEC accreditato

La prima cosa da fare è scegliere un gestore PEC autorizzato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Tra i più noti ci sono: Aruba, InfoCert, Legalmail, Namirial, PosteCert. I costi variano tra i 5 e i 50 euro all’anno, in base allo spazio, ai servizi di sicurezza (antivirus, antispam), notifiche e funzionalità accessorie.

2. Attivare l’indirizzo PEC

Per attivare una PEC è necessario:

• Registrarsi sul sito del provider, indicando i dati anagrafici

• Allegare un documento d’identità in corso di validità

• Effettuare la verifica dell’identità tramite SPID, firma digitale o video-identificazione (in base al provider scelto)

• Completare il pagamento e ricevere la conferma di attivazione

3. Comunicare la PEC al Registro delle Imprese

Una volta attivata la PEC, è obbligatorio registrarla come domicilio digitale personale dell’amministratore presso la Camera di Commercio competente. L’operazione può essere fatta:

• Online, tramite il portale impresa.italia.it o il sistema DIRE

• Tramite un intermediario abilitato (commercialista o consulente)

• Presso gli sportelli fisici della Camera di Commercio

La registrazione deve avvenire entro il 30 giugno 2025 per le società già esistenti, oppure contestualmente alla nomina in caso di nuove cariche o costituzioni.

Consigli pratici

Una volta attivata e registrata, la PEC personale dell’amministratore diventa a tutti gli effetti il suo domicilio digitale ufficiale. Questo significa che ogni comunicazione ricevuta tramite PEC ha valore legale e non può essere ignorata. Per evitare errori, dimenticanze o sanzioni, è importante seguire alcune buone pratiche operative.

1. Controllare regolarmente la casella PEC

È consigliabile accedere alla propria PEC almeno una volta alla settimana, per verificare eventuali comunicazioni da Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Registro delle Imprese o altri enti. Ricorda: la mancata lettura non annulla la validità della notifica ricevuta.

2. Attivare notifiche e inoltri automatici

Molti provider consentono di ricevere notifiche via SMS o email ordinaria ogni volta che arriva un messaggio PEC. Attivare questa funzione ti permette di restare aggiornato anche senza accedere manualmente alla casella. È inoltre possibile impostare un inoltro automatico a un indirizzo email tradizionale.

3. Conservare i messaggi PEC

La normativa prevede che i messaggi PEC vengano conservati per almeno 10 anni. Alcuni provider offrono sistemi di archiviazione automatica a norma di legge, ma è comunque consigliabile salvare localmente (in PDF o formato EML) le comunicazioni più importanti, specialmente quelle di valore fiscale o legale.

4. Tenere la PEC sempre attiva e aggiornata

Una PEC scaduta o disattivata è un grosso rischio: eventuali notifiche ricevute vengono considerate legalmente recapitate anche se non lette. Ricorda quindi di:

• Rinnovare per tempo l’abbonamento

• Aggiornare i dati in caso di cambiamento dell’indirizzo PEC

• Controllare la correttezza dell’indirizzo comunicato alla Camera di Commercio

Una gestione attenta della PEC protegge l’amministratore da errori, sanzioni e potenziali danni alla società.

Domande frequenti

1. Se sono amministratore di più società, devo avere più PEC?
No. Ogni amministratore deve avere una sola PEC personale univoca, da utilizzare per tutte le cariche ricoperte. È vietato utilizzare l’indirizzo PEC della società.

2. Cosa succede se non registro la PEC entro il 30 giugno 2025?
Rischi una sanzione economica e la tua società potrebbe subire blocchi operativi: ad esempio, la Camera di Commercio può sospendere la registrazione di nuovi atti.

3. Posso usare una PEC già esistente?
Sì, se è intestata personalmente all’amministratore e non all’impresa. Va comunque comunicata e registrata come domicilio digitale personale.

4. Come posso sapere se la mia PEC è registrata correttamente?
Puoi verificarlo accedendo a impresa.italia.it con SPID o CNS, oppure chiedendo al tuo commercialista di controllare lo stato nel Registro Imprese.

5. Serve una nuova PEC in caso di cambio amministratore?
Sì. Ogni nuovo amministratore nominato dovrà comunicare la propria PEC personale al Registro delle Imprese, anche se subentra in una carica preesistente.

6. Cosa succede se la PEC è inattiva o scaduta?
Le comunicazioni inviate a una PEC non funzionante sono comunque considerate legalmente recapitate. È quindi essenziale mantenerla sempre attiva e aggiornata.

7. Posso delegare la registrazione a un intermediario?
Certo. Un commercialista o consulente abilitato può gestire l’intera procedura per tuo conto, sia per l’attivazione che per la registrazione presso la Camera di Commercio.

Considerazioni finali

L’introduzione dell’obbligo di PEC personale per gli amministratori, con scadenza fissata al 30 giugno 2025, rappresenta un importante passo avanti verso la modernizzazione e digitalizzazione del sistema imprenditoriale italiano. Anche se a prima vista può sembrare un ulteriore adempimento burocratico, questa misura offre vantaggi concreti: maggiore tracciabilità, velocità nelle comunicazioni ufficiali e maggiore responsabilizzazione dei soggetti che amministrano le società.

Chi non si adegua in tempo, tuttavia, rischia sanzioni economiche, blocchi operativi e ritardi nella gestione aziendale. Non basta avere una PEC aziendale: ogni amministratore dovrà avere un proprio indirizzo personale, attivo e registrato presso il Registro delle Imprese.

Il consiglio è semplice ma fondamentale: non aspettare l’ultimo momento. Attiva subito una PEC personale, registrala correttamente e imposta un sistema di gestione efficace, per non trovarti impreparato davanti a scadenze o notifiche importanti. Affidati al tuo commercialista o a un consulente specializzato per adempiere correttamente e in sicurezza.

In un contesto in cui la digitalizzazione avanza rapidamente, essere in regola con gli obblighi normativi non è solo un dovere, ma anche un vantaggio competitivo. Chi si adatta velocemente, protegge la propria impresa e migliora la propria operatività.