In contabilità ordinaria, se la prestazione è effettivamente di competenza del 2025 e al 31 dicembre il costo è certo e oggettivamente determinabile, il componente negativo deve normalmente essere imputato all’esercizio 2025 attraverso la rilevazione di una fattura da ricevere.

L’IVA, invece, non può essere portata in detrazione nel 2025 quando la fattura viene ricevuta soltanto nel gennaio dell’anno successivo: sarà contabilizzata e, ricorrendone i requisiti, detratta nel 2026. È proprio questa separazione tra costo 2025 e IVA 2026 a evitare errori nella chiusura del bilancio e nelle liquidazioni periodiche IVA.

Nei prossimi paragrafi vedremo quindi, con scritture contabili ed esempi numerici, come registrare correttamente una fattura di dicembre arrivata a gennaio, cosa cambia ai fini IVA e quali controlli effettuare prima di dedurre il costo.

Competenza economica

Il primo passaggio consiste nel capire a quale esercizio appartiene realmente il costo. La data in cui viene materialmente ricevuta la fattura, infatti, non determina automaticamente l’anno di competenza economica del componente negativo.

Prendiamo il caso di una prestazione effettuata e conclusa il 15 dicembre 2025, per un imponibile di 1.000 euro, con fattura trasmessa e ricevuta tramite Sistema di Interscambio soltanto il 16 gennaio 2026.

Se l’impresa opera in contabilità ordinaria secondo il principio di competenza, alla chiusura dell’esercizio occorre verificare se il costo sia effettivamente riferibile al 2025. Ai fini fiscali assume particolare rilevanza l’articolo 109 del TUIR, secondo il quale i componenti negativi concorrono alla determinazione del reddito nell’esercizio di competenza quando ricorrono i relativi presupposti, tenendo conto anche dei requisiti di certezza e oggettiva determinabilità previsti dalla norma.

Nel nostro esempio, se al 31 dicembre 2025 la prestazione risulta ultimata, il costo è conosciuto e il relativo importo è determinabile, non sarebbe corretto rinviare automaticamente il componente economico al 2026 soltanto perché manca ancora la fattura.

In sede di chiusura del bilancio 2025 si potrà quindi rilevare una fattura da ricevere, imputando il costo all’esercizio corretto:

Dare: costo di competenza 2025 € 1.000
Avere: fatture da ricevere € 1.000

In questa scrittura, tuttavia, non viene ancora rilevata l’IVA a credito: il trattamento dell’imposta segue infatti regole differenti rispetto alla competenza economica del costo, ed è proprio su questo punto che si concentra uno degli errori più frequenti nelle fatture ricevute a cavallo d’anno.

Perché una fattura di dicembre ricevuta a gennaio non entra nella liquidazione IVA 2025

Una volta individuata correttamente la competenza del costo, bisogna affrontare separatamente il tema dell’IVA detraibile.

Ed è proprio qui che la data di ricezione della fattura diventa determinante.

Se una fattura riguarda una prestazione effettuata il 15 dicembre 2025, ma viene ricevuta tramite SdI il 16 gennaio 2026, l’IVA esposta nel documento non può essere portata in detrazione nella liquidazione IVA di dicembre 2025.

Nel nostro esempio:

Imponibile: € 1.000
IVA 22%: € 220
Totale fattura: € 1.220
Ricezione tramite SdI: 16 gennaio 2026

Le regole sulla detrazione dell’imposta devono essere coordinate, in particolare, con gli articoli 19 e 25 del DPR 633/1972 e con le disposizioni relative alla registrazione delle fatture ricevute.

Esiste una regola che, in determinate circostanze, permette di considerare nella liquidazione del mese precedente le fatture ricevute e annotate entro il giorno 15 del mese successivo. Tuttavia, questa possibilità non si applica ai documenti relativi a operazioni effettuate nell’anno precedente.

Di conseguenza, anche una fattura relativa a dicembre 2025 ricevuta nei primi giorni di gennaio 2026 non può essere “retrodatata” ai fini della detrazione IVA di dicembre.

Nel nostro caso, ricevuta il 16 gennaio, la conclusione è ancora più immediata: i 220 euro di IVA a credito confluiranno nel 2026, normalmente nella liquidazione di gennaio per un contribuente mensile oppure, secondo le regole applicabili, nella liquidazione del primo trimestre per un contribuente trimestrale.

Si determina così una situazione perfettamente possibile: costo di competenza 2025, ma IVA detraibile nel 2026.

Scritture contabili

Vediamo ora concretamente come registrare una fattura a cavallo d’anno, evitando sia di duplicare il costo sia di anticipare indebitamente la detrazione dell’IVA.

Riprendiamo il nostro esempio:

Prestazione ultimata: 15 dicembre 2025
Imponibile: € 1.000
IVA 22%: € 220
Totale fattura: € 1.220
Ricezione tramite SdI: 16 gennaio 2026

Al 31 dicembre 2025, se il costo è di competenza dell’esercizio ed è certo e oggettivamente determinabile, la società rileva la fattura da ricevere.

Scrittura al 31/12/2025

Dare: costo di competenza € 1.000
Avere: fatture da ricevere € 1.000

In questo modo i 1.000 euro incidono correttamente sul conto economico 2025, mentre nello stato patrimoniale viene rilevato il debito presunto attraverso il conto “fatture da ricevere”.

Non viene invece registrata IVA a credito.

Quando, il 16 gennaio 2026, la fattura viene effettivamente ricevuta tramite SdI, occorre chiudere il conto utilizzato a fine anno e rilevare il debito effettivo verso il fornitore.

Scrittura al 16/01/2026

Dare: fatture da ricevere € 1.000
Dare: IVA a credito € 220
Avere: fornitore € 1.220

Il risultato è particolarmente importante: il costo non viene registrato una seconda volta nel 2026. Il componente economico rimane correttamente attribuito al 2025, mentre nel nuovo esercizio viene rilevata esclusivamente l’IVA a credito e viene trasformato il debito stimato per fatture da ricevere nel debito effettivo verso il fornitore.

È proprio questa separazione contabile a consentire una corretta rappresentazione del bilancio e, contemporaneamente, il rispetto delle regole IVA.

Registro IVA e liquidazioni periodiche

Uno degli aspetti più delicati riguarda le fatture relative a dicembre, ma ricevute nei primi giorni di gennaio dell’anno successivo.

La regola generale consente, in determinate condizioni, di detrarre l’IVA nella liquidazione relativa al mese precedente per le fatture ricevute e annotate entro il 15 del mese successivo. Tuttavia, questa possibilità incontra un limite importante proprio quando si passa da un anno all’altro.

L’articolo 1, comma 1, del DPR 100/1998, nella formulazione applicabile alla materia, esclude infatti da questa possibilità i documenti di acquisto relativi a operazioni effettuate nell’anno precedente.

Facciamo un esempio.

Una fattura relativa a un’operazione effettuata il 28 dicembre 2025 viene ricevuta tramite SdI il 10 gennaio 2026. Anche se il documento arriva entro il giorno 15, l’IVA non può essere fatta confluire nella liquidazione di dicembre 2025 facendo leva sulla regola dei primi 15 giorni.

La fattura dovrà quindi essere annotata secondo le regole ordinarie nel 2026 e l’IVA sarà detratta nel nuovo anno, nel rispetto dei termini previsti dalla normativa.

Lo stesso principio vale, a maggior ragione, per una fattura ricevuta il 16 gennaio 2026, come nel nostro esempio principale.

Questo è un punto fondamentale perché genera spesso confusione: la regola dei 15 giorni del mese successivo funziona durante l’anno, ma non consente di “riportare indietro” nel precedente esercizio l’IVA relativa a fatture di dicembre ricevute a gennaio.

Ai fini contabili, invece, il costo può continuare a essere imputato al 2025 tramite la rilevazione della fattura da ricevere.

Come gestire operativamente le fatture a cavallo d’anno

Dal punto di vista operativo, le fatture ricevute a gennaio ma di competenza dell’anno precedente richiedono particolare attenzione nel gestionale, perché una registrazione effettuata senza controlli può determinare una duplicazione del costo o un’errata detrazione dell’IVA.

Riprendiamo il nostro caso: prestazione del 15 dicembre 2025, imponibile € 1.000, IVA € 220 e fattura ricevuta tramite SdI il 16 gennaio 2026.

Al 31 dicembre il costo è già stato rilevato mediante il conto “Fatture da ricevere”. Quando la fattura elettronica viene acquisita dal gestionale nel gennaio 2026, quindi, non bisogna registrare nuovamente € 1.000 come costo dell’esercizio 2026.

La registrazione dovrà essere collegata alla precedente scrittura di assestamento, chiudendo il conto “Fatture da ricevere” e rilevando separatamente l’IVA a credito.

È consigliabile predisporre, soprattutto nelle aziende con molti documenti, un controllo specifico delle fatture ricevute tra gennaio e febbraio relative all’esercizio precedente. Alcuni gestionali consentono anche l’utilizzo di causali contabili dedicate o sezionali specifici, utili per individuare immediatamente le fatture a cavallo d’anno. Non si tratta necessariamente di un obbligo normativo, ma può rappresentare un importante strumento organizzativo.

Prima della chiusura definitiva del bilancio è inoltre opportuno effettuare una riconciliazione tra:

• elenco delle fatture da ricevere al 31 dicembre;
• fatture elettroniche arrivate tramite SdI nei primi mesi dell’anno successivo;
• conto contabile “Fatture da ricevere”;
• partitari dei fornitori.

Il controllo permette di individuare tempestivamente fatture mancanti, importi differenti, doppie registrazioni o costi attribuiti all’esercizio sbagliato.

Conclusione

La corretta gestione delle fatture a cavallo d’anno richiede di distinguere sempre la competenza economica del costodal momento in cui può essere esercitato il diritto alla detrazione dell’IVA.

Nel caso analizzato, con una prestazione effettuata il 15 dicembre 2025 e una fattura ricevuta tramite SdI il 16 gennaio 2026, il costo può essere imputato all’esercizio 2025 attraverso la rilevazione delle fatture da ricevere.

L’IVA, invece, viene registrata e detratta nel 2026, nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa.

Una corretta procedura di chiusura consente quindi di evitare due errori particolarmente frequenti: attribuire il costo all’esercizio sbagliato oppure duplicarlo quando la fattura viene materialmente ricevuta.

È inoltre fondamentale controllare le fatture che arrivano nei primi mesi dell’anno successivo, confrontandole con l’elenco delle fatture da ricevere e verificando eventuali differenze di importo.

Questi controlli permettono di individuare tempestivamente documenti mancanti, costi non rilevati, doppie registrazioni o fatture imputate all’esercizio errato.

Una buona organizzazione contabile non rappresenta soltanto un adempimento formale.

Significa predisporre un bilancio più corretto, determinare in modo appropriato il reddito dell’esercizio e gestire senza errori le liquidazioni IVA.

Per le imprese che ricevono numerose fatture da fornitori, predisporre una procedura specifica per i documenti a cavallo d’anno può quindi diventare uno strumento molto utile per ridurre errori, rettifiche successive e possibili problematiche fiscali.